Najczęściej zadawane pytania

Kwestię tą reguluje rozporządzenie UE o nazwie eIDAS oraz Kodeks Cywilny. Wg art. 77[3] KC „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. W praktyce jest to dowolny plik graficzny, tekstowy, audio lub video.

Najpierw należy się zastanowić, jaki jest cel składania podpisu, a zwłaszcza podpisu na umowie. Kluczowe jest w tym wypadku wyrażenie woli i zgody co do treści dokumentu lub przeprowadzenia czynności prawnej. Zgodnie z art. 77[2] „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Rozporządzenie eIDAS wprowadza 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

• zwykły podpis elektroniczny – oznaczający dane w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub są logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które zostały użyte przez podpisującego jako podpis. Przykładami takich podpisów jest kliknięcie guzika „Kup” w sklepie internetowym lub oświadczenia RODO akceptowane przez zaznaczenie checkbox;

• zaawansowany podpis elektroniczny – oznaczający podpis elektroniczny, który jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego, jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. Na platformie AMODIT przykładami takich podpisów są podpisy z użyciem kodów e-mail, kodów SMS, biometryczne czy odręczne.

• kwalifikowany podpis elektroniczny – oznaczający zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

W myśl przepisów rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Kluczowe w procesie dowodowym jest wykazanie, że treść dokumentu nie została zmieniona od czasu złożenia podpisów oraz że właściwe osoby złożyły. Blokowanie modyfikacji zmian w dokumencie uzyskuje się poprzez dodanie do dokumentu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, lub też poprzez zapisanie dokumentu w blockchain (wszystkie te mechanizmy oferuje AMODIT Trust Center). AMODIT Trust Center występuje jako „zaufana trzecia strona”, która zapewnia, że dane służące do podpisu, np. kod SMS zostały udostępnione tylko właściwej osobie. Można więc udowodnić, że podpis złożyła osoba, która dysponowała danym telefonem i adresem mailowym. Mogą być też stosowane inne metody określania tożsamości osoby, tj. kwalifikowany certyfikat cyfrowy, dane biometryczne lub autoryzacja bankowa.

Trust Center przechowuje treść podpisanych dokumentów przez określony z góry czas (typowo 5 lat). Umożliwia to w razie potrzeby przeprowadzania dowodu z dokumentów. Spełnia to również kryteria „trwałego nośnika” (ang. durable medium), gdyż pozwala stronom zapoznawać się z treścią dokumentu, nawet gdy ich relacja biznesowa się zakończyła. Każdy dokument jest zaszyfrowany innym hasłem, a hasła te nie są trzymane na serwerze, więc nawet w razie ataku hackerskiego nie będzie możliwe odczytanie ich treści. Podpisane dokumenty są zapisywane również wysyłane mailem oraz przechowywane w AMODIT bezterminowo.

Dodatkowo AMODIT Trust Center zapisuje dane o dokumentach i podpisach w blockchain. Daje to dwie korzyści. Po pierwsze dokument taki jest niezmienialny, co wynika z natury blockchain. Po drugie, nawet gdyby dokument został usunięty z Trust Center (minął okres jego retencji) to nadal można weryfikować oryginalność dokumentów.

Większość umów występujących w relacjach biznesowych może być podpisywana elektronicznie i to podpisem zaawansowanym, a nie kwalifikowanym. Zgodnie z eIDAS nie można podważać podpisu tylko z tego powodu, że ma formę elektroniczną. Jedynie dla niektórych typów umów przepisy wymagają innej formy, np. zakup nieruchomości musi mieć formę notarialną. A umowę o przeniesieniu praw autorskich trzeba podpisać podpisem kwalifikowanym. W razie wątpliwości co do konkretnego typu umowy warto skorzystać z porady prawnika.

Podstawą prawną jest rozporządzeniu UE eIDAS oraz Kodeks Cywilny. W razie potrzeby możemy przekazać opinię prawną przygotowaną przez kancelarię prawną.

Przeprowadzając w sądzie „dowód z dokumentu” można posłużyć się dokumentem stworzonym przez AMODIT. Treść dokumentu można bez problemu wydrukować a w razie potrzeby przekazać postać elektroniczną, aby jej autentyczność potwierdził biegły. Generalnie w praktyce sądowej bardzo rzadkie są przypadki próby podważania ważności dokumentu lub podpisu. Dokument papierowy jest łatwiejszy do podrobienia niż dokument elektroniczny.

Kancelaria, z którą współpracujemy, wielokrotnie stosowała dokumenty elektroniczne jako dowód w sprawie. Sądy uznają takie dokumenty za dowód.

W sądzie należy przedstawić postać elektroniczną. Dla wygody sądu można też przedstawić wydruk.

Warto zapoznać się z kilkoma artykułami Kodeksu Cywilnego zamieszczonymi poniżej:

Art. 77[2]. Dokumentowa forma czynności prawnej

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 77[3]. Definicja dokumentu

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Art. 78. Pisemna forma czynności prawnej

• 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Art. 78[1]. Elektroniczna forma czynności prawnej

• 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Kluczowy jest ostatni punkt. Wynika z niego, że umowy w formie elektronicznej mają taką samą wartość dowodową jak umowy zawarte w formie papierowej. Trzeba oczywiście pamiętać, że niektóre czynności prawne wymagają szczególnej postaci. Np. zakup nieruchomości wymaga formy notarialnej. Jednak większość umów może być zawarta w postaci elektronicznej.

• Podpis prosty – osoba podpisująca otrzymuje maila z unikalnym kodem jednorazowym i składa podpis, klikając przycisk. Zaletą jest wygoda (jedno kliknięcie), ale autoryzacja jest pojedyncza. Możliwe jest dodanie podwójnej autoryzacji przez zabezpieczenia otwarcia dokumentu kodem SMS
• Podpis SMS – osoba podpisujące oprócz kodu zawartego w email musi też podać jednorazowy kod SMS. Daje to podwójną autoryzację.
• Podpis odręczny/biometryczny – osoba podpisująca składa podpis ręcznie na urządzeniu dotykowym przy użyciu rysika lub palca. Nie jest do tego wymagany specjalny sprzęt. Dodatkową opcją jest dodanie kodu SMS w celu uzyskania podwójnej autoryzacji.
• Podpis kwalifikowany – osoba podpisujące musi użyć osobistego certyfikatu kwalifikowanego oraz urządzenia kryptograficznego. Wymagane jest pobranie i instalacja specjalnego modułu, gdyż w tym wypadku podpis musi zostać wygenerowany na urządzeniu końcowym użytkownika.
• Planowane jest też wprowadzenie nowych rodzajów podpisów opartych o autoryzację bankową oraz dowód osobisty.

Do podpisu elektronicznego jest wysyłany jeden plik PDF. Natomiast AMODIT może wcześniej go przygotować, konwertując pliki z innych formatów (np. Office) oraz łącząc kilka plików w jeden. Istotne od strony prawnej jest, aby podpis obejmował całą treść, której dotyczy oświadczenie woli. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby podpisać kilka oddzielnych dokumentów, tak jak to się robi przy dokumentach papierowych.

Stosowane są następujące metody weryfikacji tożsamości:

• Kod email – unikalny kod wysyłany na skrzynkę pocztową
• Kod SMS – unikalny kod wysyłany na numer telefonu
• Kwalifikowany certyfikat cyfrowy – wymaga on użycia dedykowanego urządzenia kryptograficznego

Planujemy wprowadzić też nowe sposoby weryfikacji tożsamości, m.in.:

• Autoryzacja tożsamości przez bank
• Odczyt biometrycznych dowodów osobistych

AMODIT Trust Center pełni rolę zaufanej trzeciej strony i zajmuje się weryfikacją tożsamości. Generuje indywidualne kody jednorazowe i wysyła do wskazanych osób z użyciem podanych danych kontaktowych, tj. email i numer telefonu. Kody te nie są ujawniane innym osobom. Dane kontaktowe osób podpisujących są zapisywane w Trust Center, na karcie podpisów w dokumencie finalnym i opatrywane pieczęcią cyfrową AMODIT. Autentyczność dokumentu można sprawdzić dowolnym narzędziem do obsługi podpisów PAdES, jak np. Acrobat Reader. Do dokumentu dołączany jest również link, pod którym można sprawdzić zgodność dokumentu z blockchain.

Osoba podpisująca nie może modyfikować swoich danych, gdyż dawałoby to możliwość podszywania się pod inną osobę. W przypadku niezgodności danych należy odmówić podpisu i podać przyczynę. Wówczas osoba, która wysłała dokument do podpisu, może te dane skorygować i wysłać je jeszcze raz.

W takim przypadku należy się najpierw sprawdzić folder SPAM. Jeśli nie znajdziemy tam maila to należy skontaktować z osobą, która wysłała dokument do podpisu.

W takim wypadku należy sprawdzić, czy podany w mailu numer telefonu jest prawidłowy. Jeśli nie, należy skontaktować się z osobą, która wysłała dokument do podpisu. Dane takiej osoby znajdują się mailu.

Korzystamy z bramki SMSAPI, która obsługuje wysyłkę SMS za granicę. W razie potrzeby można przeprowadzić test.

Jeśli problem dotyczy działania podpisów to można problem zgłosić bezpłatnie do firmy Astrafox.

Dane o dokumencie w blockchain będą przechowywane bezterminowo. Natomiast pełna treść dokumentu jest przechowywana przez określony czas, np. 5 lat. Warto więc na wszelki wypadek zachować podpisany dokument.

Kontrahent musi mieć możliwość odebrania maila i opcjonalnie odebrania SMS, jeśli chcemy użyć tego sposobu autoryzacji. Aby użyć podpisów kwalifikowanych musi mieć dedykowane urządzenie kryptograficzne i certyfikat kwalifikowany.

AMODIT potrafi łączyć wiele plików w jeden, a także konwertować pliki do PDF. Finalnie do podpisu trafi jeden plik PDF.

Tak, można ustalić kolejność podpisu.

Tak, otrzymują mailem zaproszenie do podpisania dokumentu. Można też w AMODIT zdefiniować dodatkowe reguły powiadomień.

Nie. Wysyłane maile są ustandaryzowane, aby zapewnić wiarygodność oraz uniknąć filtrowania jako SPAM.

Nie. Wysyłana jest wyłącznie informacja o podpisaniu lub odmowie podpisu.

Tak, taka informacja naturalnie będzie widoczna. 

Tak, oczywiście.

Można odmówić złożenia podpisu i podać powód odmowy. Wówczas wszystkie zaangażowane strony dostaną powiadomienie.

Tak. Można przerwać podpisywanie i po poprawieniu danych wysłać dokument do podpisu jeszcze raz.

Tak. AMODIT zapewnia pełny cykl życia umów, tj. zbieranie danych, tworzenie z szablonów, negocjowanie, opiniowanie, podpisy, archiwizację i przypomnienia.

Finalny dokument ma postać PDF z oznaczeniem procesu podpisywania na każdej stronie oraz kartą podpisów na końcu.

Obecnie podpisy są umieszczane na ostatniej stronie. Planowana jest funkcjonalność wskazywania dodatkowych miejsc na podpisy.

Nie, nie ma takiego ograniczenia.

Tak, dostępne jest API.

W instytucjach publicznych przyjęło się stosowanie podpisów kwalifikowanych w standardzie XAdES. AMODIT Trust Center stosuje standard PAdES i obecnie nie umożliwia składania podpisów w standardzie XAdES.

Standard XAdES opiera się o pliki XML i umożliwia podpisanie dowolnego rodzaju pliku. W efekcie podpisywania możemy otrzymać oddzielny plik zawierający podpis (oddzielny od podpisywanego pliku) lub też może powstać jeden plik zawierający i podpis i osadzony wewnątrz plik źródłowy. Zaletą tego standardu jest możliwość podpisania dowolnego pliku. Jednak wadą jest brak postaci graficznej podpisu. Podpis taki nie jest w żaden sposób wyświetlany na dokumencie podpisanym.

Standard PAdES opiera się o pliki PDF. Nie można więc podpisywać dowolnych typów plików a tylko takie, które mają postać graficzną i są możliwe do skonwertowania na PDF, a więc np. pliki Office, skany itp. Zaletą tego standardu jest nanoszenie podpisu na dokument. Dzięki temu możemy w łatwy sposób wydrukować podpisany dokument, a także możemy wskazać miejsce, gdzie podpis zostanie naniesiony na podpisywany dokument.

Standardy nie są ze sobą kompatybilne. Instytucje państwowe korzystają ze standardu XAdES, gdyż bardzo często przesyłanym dokumentem jest plik XML. W firmach komercyjnych dominującym standardem jest PAdES. 

AMODIT stosuje standard PAdES ze względu na możliwości prezentowania postaci graficznej podpisanych dokumentów.

Blockchain jest technologią, która opiera się o kryptografię. Polega ona na tworzeniu łańcucha bloków, gdzie w każdym z bloków jest przechowywana określona informacja oraz suma kontrolna poprzedniego bloku. Suma kontrolna jest ciągiem znaków, który zmienia się, jeśli nastąpi jakakolwiek zmiana w treści bloku. Powoduje to, że nie można zmienić treści bloku, gdyż jego suma jest przechowywana w kolejnym bloku. Dodatkowo informacja o blokach jest rozproszona oraz sumy kontrolne bloków są udostępniane osobom podpisującym kolejne dokumenty.

Podsumowując zapisanie sumy kontrolnej dokumentu, powoduje, że taki dokument staje się niemodyfikowalny. Dodatkową cechą bloków jest ich sekwencyjność. Dzięki temu również niemożliwe staje się podrabianie daty podpisania dokumentu.

Pojęcie trwałego nośnika (ang. durable medium) występuje w kilku aktach prawnych, m.in.:

• ustawa o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego (tzw. „ustawa deweloperska”),
• o kredycie konsumenckim,
• ustawa o usługach płatniczych,
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie trybu i warunków postępowania firm inwestycyjnych, banków,
• ustawa o prawach konsumenta,
• i kilku aktach prawnych Unii Europejskiej w dotyczących usług finansowych i płatniczych.

Kluczowymi cechami trwałego nośnika są:

• trwałość – oznacza, że dokument nie może być usunięty przez określony czas
• dostępność – oznacza, że dokument będzie dostępny dla każdej ze stron nawet po zakończeniu relacji między stronami
• integralność – dokument nie może być zmodyfikowany

Przykładem zastosowania trwałego nośnika jest publikowanie regulaminu świadczenia usług czy cennika. Ważne jest, żeby żadna ze stron umowy, których dotyczy taki dokument nie mogła go usunąć lub zmodyfikować.

AMODIT Trust Center spełnia te kryteria, gdyż dokument jest zapisywany w blockchain i jest niezmienialny. Poza tym każda ze stron posiadająca odpowiedni link i hasło na dostęp do takiego dokumentu.

Nie. Można oczywiście dodatkowo zamawiać usługi związane z modelowaniem procesów, ale nie jest to wymagane.

Podpisy są obsługiwane w języku polskim i angielskim.

Można dodawać pliki PDF, Office i pliki graficzne. Przed wysłaniem do podpisu zostaną skonwertowane do jednego PDF.

100MB. Jest możliwość zmiany tego limitu.

Nie, nie istnieją takie ograniczenia.