22 35 52 164 poland@amodit.com

Przygotuj umowę, udostępnij i uzyskaj podpisy.

Bez drukowania, wysyłania kurierem i odsyłania.

Oszczędzasz czas, pieniądze i lasy.

POZNAJ MODUŁ

Podpisuj dokumenty elektronicznie.

Jednym kliknięciem, 

e-podpisem Amodit.

 

Z dowolnego urządzenia,

gdziekolwiek jesteś.

Załóż darmowe konto

Podpis elektroniczny

Podpisuj dokumenty elektronicznie. Jednym kliknięciem,  z dowolnego urządzenia, gdziekolwiek jesteś. 

Zobacz, jakie to proste!

1

PRZYGOTUJ TREŚĆ UMOWY

Pracuj równolegle nad treścią umowy z e-podpisem AMODIT dzięki integracji z Office365. Udostępnij dokument osobie spoza organizacji do przeglądania i edycji.

2

PRZEKAŻ DO PODPISU

Wyznacz osoby, które podpiszą wersję ostateczną dokumentu. Każda z nich otrzyma mail z powiadomieniem, linkiem do dokumentu i jednorazowy kod autoryzacyjny.

3

PODPISZ BEZPIECZNIE

Ty jednym kliknięciem podpisujesz dokument, a użyta przez nas technologia blockchain gwarantuje, że składany podpis dotyczy konkretnej wersji dokumentu. 

Moc dowodowa dokumentu podpisanego z użyciem Amodit

Zgodnie z eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone z dokumentem oraz to, że podpisujący świadomie użyli tych danych przy podpisywaniu dokumentu (Art. 10. pkt. 10).

Podpis osoby związany z podpisanym dokumentem jest identyfikowany z wykorzystaniem co najmniej imienia, nazwiska, adresu e-mail, które nadawca podał przy wysyłaniu dokumentu oraz adresu IP sieci, z której dany odbiorca łączy się z Internetem. Ponadto dla wybranych podpisów są to dodatkowo:

  • numer telefonu osoby podpisującej podany przez osobę wysyłającą dokument do podpisu,
  • graficzna reprezentacja podpisu złożonego własnoręcznie z wykorzystaniem urządzenia mobilnego z rysikiem,
  • dla dokumentu podpisanego podpisem kwalifikowanym – wszystkie informacje zawarte w podpisie kwalifikowanym.

Podpisany dokument jest opatrzony pieczęcią elektroniczną, której obecność gwarantuje autentyczność oraz integralność dokumentu. Autentyczność oznacza, że dokument został podpisany za pośrednictwem platformy Amodit i możemy to udowodnić. Integralność oznacza, że treść dokumentu nie ulegnie zmianie po podpisaniu go przez wszystkich upoważnionych i opatrzeniu go pieczęcią Amodit. W przypadku sporów sądowych autentyczność i integralność dokumentu umożliwiają posługiwanie się nim jako dowodem.

E-podpis to oszczędność i bezpieczeństwo

Dopracowanie treści i podpisanie umowy można skrócić do kilku minut. Przygotowujesz umowę, udostępniasz i uzyskujesz podpisy. Bez drukowania, wysyłania kurierem i odsyłania. Oprócz oszczędności czasu, pieniędzy i lasów zyskujesz pewność, że podpis został złożony przez właściwą osobę, z odpowiednią datą.

Obniżenie kosztów

Znikają koszty druku oraz
przesyłania dokumentów.

Kompleksowość

W systemie przygotujesz treść
umowy, zatwierdzisz, podpiszesz,
zarchiwizujesz.

}

Oszczędność czasu

Proces podpisywania zostaje
skrócony do kilku minut.

Pro-ekologiczność

Jedna z firm oszczędziła 0,5 mln
stron wydruku rocznie (co daje około
20 drzew).

~

Pewność prawna

Pewność, że podpis złożyła
właściwa osoba, z odpowiednią
datą.

Elastyczność

Dokument online podpiszesz
w dowolnym miejscu i czasie, na
dowolnie wybranym urządzeniu.

Międzynarodowe standardy podpisów elektronicznych

Część osób ma obawy czy podpis elektroniczny „zadziała” w innym kraju. Obawy te nie są uzasadnione, gdyż standardy podpisów (np. PAdES) są międzynarodowe. Finalnie powstaje dokument PDF, który może być otwarty i zweryfikowany w Adobe Acrobat Reader. Sama operacja podpisywania również jest uniwersalna, gdyż można wykorzystać nie tylko podpisy kwalifikowane, ale również podpisy SMS, które zadziałają w dowolnym kraju.

Duża część naszych Klientów wykorzystuje AMODIT do podpisywania umów lub zamówień ze swoimi kontrahentami z innych krajów. Obok znajduje się mapa pokazująca, w jakich krajach składane są podpisy. Natężenie koloru oznacza liczbę podpisywanych dokumentów. Lista krajów oraz liczba podpisywanych dokumentów nieustannie rośnie.

Dla kogo jest e-podpis Amodit?

  • Ubezpieczycieli
  • Developerów
  • Bankowców
  • Analityków
  • Kontrolerów
  • Audytorów
  • Działów sprzedaży
  • Właścicieli firm
  • Pośredników pracy
  • Dyrektorów IT
  • Managerów IT
  • Project Managerów
  • Prawników
  • Radców prawnych
  • Dyrektorów ds. prawnych
  • Koordynatorów działu prawnego
  • Specjalistów ds. prawnych
  • Specjalistów ds. organizacyjno-prawnych
  • Menadżerów wydziału legislacji
  • Dyrektorów administracji
  • Kierowników działu administracji
  • Referentów Administracyjnych
  • Asystentów ds. Administracyjno – Biurowych
  • Dyrektorów Finansowych
  • Dyrektorów ds. Controllingu
  • Specjalistów ds. Księgowości i Kadr
  • Specjalistów ds. Podatków
  • Specjalistów ds. Controllingu i Analiz
  • Specjalistów ds. Księgowości
  • Koordynatorów ds. Księgowości
  • Dyrektorów HR
  • Managerów HR
  • Specjalistów ds. Kadr i Płac
  • Dyrektorów Personalnych

oraz wielu innych osób

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie za pomocą Amodit?

  • Umowy o zachowaniu poufności
  • Umowy z kontrahentami
  • Bilanse
  • Umowy ubezp. majątkowego
  • Umowy ubezp. osobowego
  • Regulaminy pracy
  • Listy referencyjne
  • Protokoły zdawczo-odbiorczy
  • Potwierdzenia powierzenia mienia pracownikowi
  • Politykę szkoleniowa
  • Pełnomocnictwa
  • Umowy o pracę tymczasową
  • Umowy kierujące pracownika do pracy za granicą
  • Kontrakty menadżerskie
  • Umowy zlecenie
  • Umowy o dzieło
  • Umowy o pracę
  • Umowy o pracę na okres próbny
  • Umowy o pracę na zastępstwo
  • Umowa spółki cywilnej
  • Zakres obowiązków
  • Regulaminy wynagradzania oraz premiowania
  • Umowy kupna / sprzedaży / najmu
  • Informacje o zmianach w opłatach
  • Umowy o roboty budowlane
  • Przekazanie nieruchomości
  • Oferty przetargowe
  • Kosztorysy
  • Umowy inwestycyjne
  • Bilanse
  • Listy intencyjne
  • Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
  • PIT-y

oraz wiele innych dokumentów

AMODIT udostępnia wszystkie typy podpisu elektronicznego zgodne z rozporządzeniem eIDAS.

W myśl przepisów rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Szczególny skutek prawny ma kwalifikowany podpis elektroniczny, ponieważ jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

Jakie typy podpisów obsługuje AMODIT TrustCenter?

Rozporządzenie eIDAS wskazuje na trzy rodzaje podpisu elektronicznego.

„Zwykły” podpis elektroniczny 

Oznaczający dane w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub są logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które zostały użyte przez podpisującego jako podpis. W Amodit są to tzw.:

  • Podpis prosty – polega wyłącznie na potwierdzeniu przez kliknięcie przycisku. Osoba wykonująca tę czynność jest rozpoznana dzięki unikalnemu identyfikatorowi dostępu do dokumentu przyznanemu tylko dla tej osoby,
  • Podpis odręczny – polega na złożeniu graficznego podpisu za pomocą rysika lub palca na urządzeniu typu tablet lub smartfon. Przeznaczony głównie dla użytkowników mobilnych.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Oznaczający podpis elektroniczny, który jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu i umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego. Jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. W Amodit są to:

  • Podpis SMS –  polegający na dodatkowym potwierdzeniu poprzez wysłanie na telefon osoby podpisującej, jednorazowego kodu SMS, który musi zostać przepisany w Amodit.
  • Podpis odręczny + podpis SMS –  polega na złożeniu graficznego podpisu za pomocą rysika lub palca na urządzeniu typu tablet lub smartfon oraz dodatkowego potwierdzenia poprzez wysłanie na telefon osoby podpisującej, jednorazowego kodu SMS, który musi zostać przepisany w Amodit.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny zgodnie z prawem jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że w każdej sytuacji, w której prawo zastrzega dla czynności formę pisemną, dopuszczalne jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty jest na kwalifikowanym certyfikacie wydanym przez tzw. „kwalifikowanych dostawców usług zaufania”. W Polsce są to: CentCert, EuroCert, KIR (Szafir), PWPW (Sigillum), Certum.

Amodit umożliwia podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym wystawionym przez dowolnego wystawcę. Co więcej, kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

Dołącz do cyfrowych liderów

Platforma Amodit została wdrożona do naszej firmy w styczniu 2020 w zakresie elektronicznego podpisu umów. Pracownicy od razu zaakceptowali rozwiązanie, a przejście było bardzo płynne. Gdyby nie system i elektroniczny podpis sytuacja byłaby na pewno bardziej stresująca. Teraz wiem, że nikt z niczym nie musi czekać, bo umowa może zostać podpisana w każdym momencie. Jest to bardzo komfortowe dla wszystkich w firmie.

Manager ds. administracyjno - prawnych

Artgeist

Cennik podpisów elektronicznych Amodit

Integracja poprzez API

Posiadasz własny system informatyczny, w którym przygotowujesz dokumenty do podpisania? Chciałbyś wysłać / wystawić dokument dla Twojego partnera biznesowego w celu złożenia przez niego prawnie wiążącego podpisu?

Skorzystaj z AMODIT TrustCenter API i podpisuj dokumenty elektronicznie.

Elektroniczne podpisywanie umów

Podpisywanie umowy przez co najmniej dwie strony umowy wymaga wydrukowania jej przez jedną ze stron, podpisania wersji papierowej przez jedną stronę, przekazania tej wersji do podpisu drugiej stronie, najczęściej kurierem lub pocztą tradycyjną, podpisania przez drugą stronę i odesłania podpisanej wersji.

A co, jeżeli druga strona dostrzeże jakiś błąd i poprosi o przesłanie do podpisu skorygowanej wersji umowy? Wtedy wszystkie powyższe czynności należy powtórzyć. Czy można skrócić ten proces do kilku minut? Korzystając z platformy AMODIT oraz „AMODIT TrustCenter” można. 

Korzyści, płynących z wdrożenia elektronicznego podpisywania umów w przedsiębiorstwie, można wymienić wiele. Najistotniejsze z biznesowego punktu widzenia są oczywiście: obniżenie kosztów (znikają koszty druku oraz przesyłania dokumentów) oraz oszczędność czasu, ponieważ proces podpisywania skrócony zostaje do kilku minut. Ponadto podpis elektroniczny zwiększa pewność, że został on złożony przez właściwą osobę oraz z odpowiednią datą. Uniemożliwia on również często spotykane, w przypadku klasycznego podpisu, redatowanie czy inne sytuacje trudne do zweryfikowania.

Podpis elektroniczny w kilku prostych krokach

Przygotowanie treści umowy

W systemie AMODIT tę czynność wspiera funkcjonalność równoczesnej pracy na dokumencie oparta o Microsoft Office Online Server. Dodatkowo istnieje możliwość udostępnienia osobie spoza organizacji tymczasowego dostępu do konkretnego dokumentu, aby mogła go widzieć i edytować za pomocą MS Word Online. Uzyskiwanie wewnętrznych akceptacji – wykorzystywane są standardowe funkcje przekazywania spraw i ich akceptowania wg logiki procesu.

Przekazanie dokumentu do podpisu

Dysponując gotowym plikiem umowy (po zmianach redakcyjnych, uzgodnieniach i akceptacjach), następuje przygotowanie dokumentu do podpisania przez strony. W tym celu wprowadzone zostają dane osób, które będą podpisywały umowę. Może to być odrębny proces związany z podpisywaniem umowy albo może to być wydzielony etap w ramach procesu akceptacji umowy. Gdy dane zostały wprowadzone, można przekazać dokument do podpisu do AMODIT TrustCenter. Służy do tego odpowiednia funkcja w AMODIT.

Podpisanie dokumentu

AMODIT przekazuje dokument wraz z informacją o osobach zobowiązanych do podpisania dokumentu do AMODIT TrustCenter. W tym czasie każda ze wskazanych osób otrzymuje maila z informacją, że dokument oczekuje na jej podpis. Po zapoznaniu się z treścią wiadomości osoba zobowiązana do podpisania dokumentu klika w link dostępny w mailu i jest przekierowywana do właściwego dokumentu. W celu uzyskania dostępu (zalogowania się), system wysyła SMS-em jednorazowy kod autoryzacyjny, który należy wprowadzić na stronie logowania.

Dokument może być swobodnie przeglądany czy powiększany w celu dokładnego zapoznania się z treścią dokumentu, ma również utworzoną sumę kontrolną i składany podpis dotyczy dokładnie tej wersji dokumentu. Co więcej, dla zwiększenia wiarygodności, dla podpisania kolejnego dokumentu brana jest też suma kontrolna poprzedniego dokumentu. Powoduje to, że nie jest możliwe podmienienie żadnego dokumentu, ponieważ spowodowałoby to zerwanie łańcucha powiązań opartego o sumy kontrolne wszystkich podpisywanych wcześniej dokumentów. W celu złożenia podpisu użytkownik klika na przycisk „Podpisuję” i otrzymuje SMS-em jednorazowy kod weryfikacyjny. Wpisując ten kod, potwierdza tym samym złożenie podpisu przez siebie.

Elementami autoryzacyjnymi jest email oraz numer telefonu przypisany do konkretnej osoby. System zwrotnie informuje AMODIT o złożeniu przez konkretnego użytkownika podpisu, dzięki czemu z poziomu sprawy w AMODIT widać, które osoby już złożyły swoje podpisy pod dokumentem. W pewnych przypadkach osoba podpisująca może chcieć dodać inną osobę do listy osób podpisujących np. swojego radcę prawnego. Dodana w ten sposób osoba również otrzyma maila z linkiem oraz SMS z kodem jednorazowym.

Rodzaje podpisów

  • podpisy kwalifikowane 
  • podpisy biometryczne
  • podpisy oparte na blockchain
  • podpisy oparte na elektroniczne identyfikatory
  • tradycyjne na papierze

Podpis biometryczny jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem do podpisywania dokumentów własnoręcznym podpisem cyfrowym. Przeznaczone do stosowania we wszystkich sektorach, w których wymagany jest podpis ręczny. Przeznaczone jest do stosowania zarówno w biurach, jak i w terenie, do zmobilizowania swoich partnerów i pośredników.

Aby zapewnić autentyczność dokumentu PDF, system na bazie stwierdzonych danych utworzy obraz (za pomocą SHA-256), który następnie zaszyfruje (za pomocą RSA-4096) i wstawi do dokumentu PDF (w archiwalnym formacie PDF-A). Integralność dokumentu jest zapewniona jednorazowym podpisem cyfrowym lub uwierzytelnionym certyfikatem. Rozwiązanie spełnia normy ISO 19794 i ISO 32000.

 

Źródło grafiki: infinite.pl

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest dokument elektroniczny?

Kwestię tą reguluje rozporządzenie UE o nazwie eIDAS oraz Kodeks Cywilny. Wg art. 77[3] KC „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. W praktyce jest to dowolny plik graficzny, tekstowy, audio lub video.

Co to jest podpis elektroniczny?

Najpierw należy się zastanowić, jaki jest cel składania podpisu, a zwłaszcza podpisu na umowie. Kluczowe jest w tym wypadku wyrażenie woli i zgody co do treści dokumentu lub przeprowadzenia czynności prawnej. Zgodnie z art. 77[2] „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Rozporządzenie eIDAS wprowadza 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

• zwykły podpis elektroniczny – oznaczający dane w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub są logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które zostały użyte przez podpisującego jako podpis. Przykładami takich podpisów jest kliknięcie guzika „Kup” w sklepie internetowym lub oświadczenia RODO akceptowane przez zaznaczenie checkbox;

• zaawansowany podpis elektroniczny – oznaczający podpis elektroniczny, który jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego, jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna. Na platformie AMODIT przykładami takich podpisów są podpisy z użyciem kodów e-mail, kodów SMS, biometryczne czy odręczne.

• kwalifikowany podpis elektroniczny – oznaczający zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Kiedy dokumenty podpisane elektronicznie są wiarygodne?

W myśl przepisów rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Kluczowe w procesie dowodowym jest wykazanie, że treść dokumentu nie została zmieniona od czasu złożenia podpisów oraz że właściwe osoby złożyły. Blokowanie modyfikacji zmian w dokumencie uzyskuje się poprzez dodanie do dokumentu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, lub też poprzez zapisanie dokumentu w blockchain (wszystkie te mechanizmy oferuje AMODIT Trust Center). AMODIT Trust Center występuje jako „zaufana trzecia strona”, która zapewnia, że dane służące do podpisu, np. kod SMS zostały udostępnione tylko właściwej osobie. Można więc udowodnić, że podpis złożyła osoba, która dysponowała danym telefonem i adresem mailowym. Mogą być też stosowane inne metody określania tożsamości osoby, tj. kwalifikowany certyfikat cyfrowy, dane biometryczne lub autoryzacja bankowa.

Co z przechowaniem podpisanych dokumentów? Czy są bezpieczne? Gdzie się znajdują?

Trust Center przechowuje treść podpisanych dokumentów przez określony z góry czas (typowo 5 lat). Umożliwia to w razie potrzeby przeprowadzania dowodu z dokumentów. Spełnia to również kryteria „trwałego nośnika” (ang. durable medium), gdyż pozwala stronom zapoznawać się z treścią dokumentu, nawet gdy ich relacja biznesowa się zakończyła. Każdy dokument jest zaszyfrowany innym hasłem, a hasła te nie są trzymane na serwerze, więc nawet w razie ataku hackerskiego nie będzie możliwe odczytanie ich treści. Podpisane dokumenty są zapisywane również wysyłane mailem oraz przechowywane w AMODIT bezterminowo.

Dodatkowo AMODIT Trust Center zapisuje dane o dokumentach i podpisach w blockchain. Daje to dwie korzyści. Po pierwsze dokument taki jest niezmienialny, co wynika z natury blockchain. Po drugie, nawet gdyby dokument został usunięty z Trust Center (minął okres jego retencji) to nadal można weryfikować oryginalność dokumentów.

Czy wszystkie umowy można podpisać elektronicznie, jeśli nie wszystkie to jakie można a jakich nie?

Większość umów występujących w relacjach biznesowych może być podpisywana elektronicznie i to podpisem zaawansowanym, a nie kwalifikowanym. Zgodnie z eIDAS nie można podważać podpisu tylko z tego powodu, że ma formę elektroniczną. Jedynie dla niektórych typów umów przepisy wymagają innej formy, np. zakup nieruchomości musi mieć formę notarialną. A umowę o przeniesieniu praw autorskich trzeba podpisać podpisem kwalifikowanym. W razie wątpliwości co do konkretnego typu umowy warto skorzystać z porady prawnika.

Jak mogę przekonać moich kontrahentów, że umowa podpisana elektronicznie jest ważna, czy jest jakaś podstawa prawna?

Podstawą prawną jest rozporządzeniu UE eIDAS oraz Kodeks Cywilny. W razie potrzeby możemy przekazać opinię prawną przygotowaną przez kancelarię prawną.

Jak wykorzystać przed sądem dokumenty podpisane w Amodit?

Przeprowadzając w sądzie „dowód z dokumentu” można posłużyć się dokumentem stworzonym przez AMODIT. Treść dokumentu można bez problemu wydrukować a w razie potrzeby przekazać postać elektroniczną, aby jej autentyczność potwierdził biegły. Generalnie w praktyce sądowej bardzo rzadkie są przypadki próby podważania ważności dokumentu lub podpisu. Dokument papierowy jest łatwiejszy do podrobienia niż dokument elektroniczny.

Czy mieliście już Państwo sprawy sądowe i czy sąd nie kwestionował takiego podpisu na umowie?

Kancelaria, z którą współpracujemy, wielokrotnie stosowała dokumenty elektroniczne jako dowód w sprawie. Sądy uznają takie dokumenty za dowód.

W jakiej formie mam przedstawić umowę (wydruk, .pdf, inny sposób) jako dowód w sprawie, w sądzie, żeby udowodnić, że druga strona ją podpisała?

W sądzie należy przedstawić postać elektroniczną. Dla wygody sądu można też przedstawić wydruk.

Forma dokumentowa, elektroniczna, pisemna – o czym należy pamiętać przy podpisywaniu dokumentów elektronicznie?

Warto zapoznać się z kilkoma artykułami Kodeksu Cywilnego zamieszczonymi poniżej:

Art. 77[2]. Dokumentowa forma czynności prawnej

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 77[3]. Definicja dokumentu

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Art. 78. Pisemna forma czynności prawnej

  • 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Art. 78[1]. Elektroniczna forma czynności prawnej

  • 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  • 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Kluczowy jest ostatni punkt. Wynika z niego, że umowy w formie elektronicznej mają taką samą wartość dowodową jak umowy zawarte w formie papierowej. Trzeba oczywiście pamiętać, że niektóre czynności prawne wymagają szczególnej postaci. Np. zakup nieruchomości wymaga formy notarialnej. Jednak większość umów może być zawarta w postaci elektronicznej.

Jakie rodzaje podpisów są dostępne w AMODIT?
  • Podpis prosty – osoba podpisująca otrzymuje maila z unikalnym kodem jednorazowym i składa podpis, klikając przycisk. Zaletą jest wygoda (jedno kliknięcie), ale autoryzacja jest pojedyncza. Możliwe jest dodanie podwójnej autoryzacji przez zabezpieczenia otwarcia dokumentu kodem SMS
  • Podpis SMS – osoba podpisujące oprócz kodu zawartego w email musi też podać jednorazowy kod SMS. Daje to podwójną autoryzację.
  • Podpis odręczny/biometryczny – osoba podpisująca składa podpis ręcznie na urządzeniu dotykowym przy użyciu rysika lub palca. Nie jest do tego wymagany specjalny sprzęt. Dodatkową opcją jest dodanie kodu SMS w celu uzyskania podwójnej autoryzacji.
  • Podpis kwalifikowany – osoba podpisujące musi użyć osobistego certyfikatu kwalifikowanego oraz urządzenia kryptograficznego. Wymagane jest pobranie i instalacja specjalnego modułu, gdyż w tym wypadku podpis musi zostać wygenerowany na urządzeniu końcowym użytkownika.
  • Planowane jest też wprowadzenie nowych rodzajów podpisów opartych o autoryzację bankową oraz dowód osobisty.
Jakie inne formy podpisania Państwo posiadacie? Czy może być to certyfikat (osobny dokument), który poświadcza akceptacje warunków umowy przez dwie strony?

Do podpisu elektronicznego jest wysyłany jeden plik PDF. Natomiast AMODIT może wcześniej go przygotować, konwertując pliki z innych formatów (np. Office) oraz łącząc kilka plików w jeden. Istotne od strony prawnej jest, aby podpis obejmował całą treść, której dotyczy oświadczenie woli. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby podpisać kilka oddzielnych dokumentów, tak jak to się robi przy dokumentach papierowych.

Jak są weryfikowane osoby podpisujące: mail, sms, inne?

Stosowane są następujące metody weryfikacji tożsamości:

  • Kod email – unikalny kod wysyłany na skrzynkę pocztową
  • Kod SMS – unikalny kod wysyłany na numer telefonu
  • Kwalifikowany certyfikat cyfrowy – wymaga on użycia dedykowanego urządzenia kryptograficznego

Planujemy wprowadzić też nowe sposoby weryfikacji tożsamości, m.in.:

  • Autoryzacja tożsamości przez bank
  • Odczyt biometrycznych dowodów osobistych
W jaki sposób mogę zweryfikować podpisujących dany dokument? Jak sprawdzić autentyczność i integralność?

AMODIT Trust Center pełni rolę zaufanej trzeciej strony i zajmuje się weryfikacją tożsamości. Generuje indywidualne kody jednorazowe i wysyła do wskazanych osób z użyciem podanych danych kontaktowych, tj. email i numer telefonu. Kody te nie są ujawniane innym osobom. Dane kontaktowe osób podpisujących są zapisywane w Trust Center, na karcie podpisów w dokumencie finalnym i opatrywane pieczęcią cyfrową AMODIT. Autentyczność dokumentu można sprawdzić dowolnym narzędziem do obsługi podpisów PAdES, jak np. Acrobat Reader. Do dokumentu dołączany jest również link, pod którym można sprawdzić zgodność dokumentu z blockchain.

W dokumencie do podpisu podano błędne dane. Czy mogę je zaktualizować jako podpisujący?

Osoba podpisująca nie może modyfikować swoich danych, gdyż dawałoby to możliwość podszywania się pod inną osobę. W przypadku niezgodności danych należy odmówić podpisu i podać przyczynę. Wówczas osoba, która wysłała dokument do podpisu, może te dane skorygować i wysłać je jeszcze raz.

Co w przypadku, gdy nie dostanę wiadomości e-mail z dokumentem?

W takim przypadku należy się najpierw sprawdzić folder SPAM. Jeśli nie znajdziemy tam maila to należy skontaktować z osobą, która wysłała dokument do podpisu.

Co w przypadku, gdy nie dostanę SMS-em wiadomości z kodem?

W takim wypadku należy sprawdzić, czy podany w mailu numer telefonu jest prawidłowy. Jeśli nie, należy skontaktować się z osobą, która wysłała dokument do podpisu. Dane takiej osoby znajdują się mailu.

Jaką mam pewność, że SMS dotrze poza granicami Polski, szczególnie jeśli to nie będzie Europa, czy to działa i jak to sprawdzić?

Korzystamy z bramki SMSAPI, która obsługuje wysyłkę SMS za granicę. W razie potrzeby można przeprowadzić test.

Jeśli będę mieć problemy z podpisem, do kogo mogę zgłosić problem? Czy obsługa jest bezpłatna?

Jeśli problem dotyczy działania podpisów to można problem zgłosić bezpłatnie do firmy Astrafox.

W jaki sposób będę miał dostęp do podpisanej elektronicznie umowy i czy zawsze, czy powinienem ją na wszelki wypadek przetrzymywać u siebie (jako kontrahent)?

Dane o dokumencie w blockchain będą przechowywane bezterminowo. Natomiast pełna treść dokumentu jest przechowywana przez określony czas, np. 5 lat. Warto więc na wszelki wypadek zachować podpisany dokument.

Co musi mieć kontrahent, żeby mógł podpisywać umowy elektronicznie?

Kontrahent musi mieć możliwość odebrania maila i opcjonalnie odebrania SMS, jeśli chcemy użyć tego sposobu autoryzacji. Aby użyć podpisów kwalifikowanych musi mieć dedykowane urządzenie kryptograficzne i certyfikat kwalifikowany.

Chcę podpisać umowę razem z załącznikami, czy kontrahent otrzyma wszystko w 1 pliku do podpisu, jak to zrobić?

AMODIT potrafi łączyć wiele plików w jeden, a także konwertować pliki do PDF. Finalnie do podpisu trafi jeden plik PDF.

Czy można ustalić kolejność podpisu, kto powinien zrobić to pierwszy?

Tak, można ustalić kolejność podpisu.

Czy osoby podpisujące dostają monity?

Tak, otrzymują mailem zaproszenie do podpisania dokumentu. Można też w AMODIT zdefiniować dodatkowe reguły powiadomień.

Czy mogę zmienić wygląd maili, które otrzymuje kontrahent?

Nie. Wysyłane maile są ustandaryzowane, aby zapewnić wiarygodność oraz uniknąć filtrowania jako SPAM.

Czy system poinformuje mnie o dostarczeniu maila z linkiem do kontrahenta?

Nie. Wysyłana jest wyłącznie informacja o podpisaniu lub odmowie podpisu.

Czy będę miał informację, kto podpisał dokument, mimo że to nie ja wprowadzałem w systemie osoby do podpisu tylko asystentka biura?

Tak, taka informacja naturalnie będzie widoczna. 

Czy przykładowo osoba z kancelarii może wprowadzić dane osób podpisujących, mimo że sama dokumentów nie podpisuje?

Tak, oczywiście.

Czy mogę anulować proces podpisania umowy, np. kontrahent podpisał, ale ja się rozmyśliłem lub odwrotnie np. kontrahent tego nie zrobił z jakiegoś powodu, czy będę widział status i umowa przejdzie do anulowanych?

Można odmówić złożenia podpisu i podać powód odmowy. Wówczas wszystkie zaangażowane strony dostaną powiadomienie.

Co, jeśli błędnie wprowadziłem osoby do podpisu lub inne dane np. numer telefonu a umowa już wyszła, czy mogę to zmienić?

Tak. Można przerwać podpisywanie i po poprawieniu danych wysłać dokument do podpisu jeszcze raz.

Czy mogę tworzyć wersje robocze?

Tak. AMODIT zapewnia pełny cykl życia umów, tj. zbieranie danych, tworzenie z szablonów, negocjowanie, opiniowanie, podpisy, archiwizację i przypomnienia.

Jak wygląda podpisany dokument, w którym miejscu znajduje się podpis, co zawiera, czy są parafki na każdej stronie?

Finalny dokument ma postać PDF z oznaczeniem procesu podpisywania na każdej stronie oraz kartą podpisów na końcu.

Czy można wybrać miejsce na umowie, gdzie pojawi się podpis?

Obecnie podpisy są umieszczane na ostatniej stronie. Planowana jest funkcjonalność wskazywania dodatkowych miejsc na podpisy.

Ile osób mogę dodać do podpisu, czy jest ograniczenie?

Nie, nie ma takiego ograniczenia.

Czy mogę zintegrować elektroniczne podpisywanie z naszym systemem, w którym są generowane umowy?

Tak, dostępne jest API.

Czy elektroniczny podpis jest uznawany prze instytucje publiczne?

W instytucjach publicznych przyjęło się stosowanie podpisów kwalifikowanych w standardzie XAdES. AMODIT Trust Center stosuje standard PAdES i obecnie nie umożliwia składania podpisów w standardzie XAdES.

Czym się różni standard XAdES od PAdES?

Standard XAdES opiera się o pliki XML i umożliwia podpisanie dowolnego rodzaju pliku. W efekcie podpisywania możemy otrzymać oddzielny plik zawierający podpis (oddzielny od podpisywanego pliku) lub też może powstać jeden plik zawierający i podpis i osadzony wewnątrz plik źródłowy. Zaletą tego standardu jest możliwość podpisania dowolnego pliku. Jednak wadą jest brak postaci graficznej podpisu. Podpis taki nie jest w żaden sposób wyświetlany na dokumencie podpisanym.

Standard PAdES opiera się o pliki PDF. Nie można więc podpisywać dowolnych typów plików a tylko takie, które mają postać graficzną i są możliwe do skonwertowania na PDF, a więc np. pliki Office, skany itp. Zaletą tego standardu jest nanoszenie podpisu na dokument. Dzięki temu możemy w łatwy sposób wydrukować podpisany dokument, a także możemy wskazać miejsce, gdzie podpis zostanie naniesiony na podpisywany dokument.

Standardy nie są ze sobą kompatybilne. Instytucje państwowe korzystają ze standardu XAdES, gdyż bardzo często przesyłanym dokumentem jest plik XML. W firmach komercyjnych dominującym standardem jest PAdES. 

AMODIT stosuje standard PAdES ze względu na możliwości prezentowania postaci graficznej podpisanych dokumentów.

Co to jest blockchain i co mi daje?

Blockchain jest technologią, która opiera się o kryptografię. Polega ona na tworzeniu łańcucha bloków, gdzie w każdym z bloków jest przechowywana określona informacja oraz suma kontrolna poprzedniego bloku. Suma kontrolna jest ciągiem znaków, który zmienia się, jeśli nastąpi jakakolwiek zmiana w treści bloku. Powoduje to, że nie można zmienić treści bloku, gdyż jego suma jest przechowywana w kolejnym bloku. Dodatkowo informacja o blokach jest rozproszona oraz sumy kontrolne bloków są udostępniane osobom podpisującym kolejne dokumenty.

Podsumowując zapisanie sumy kontrolnej dokumentu, powoduje, że taki dokument staje się niemodyfikowalny. Dodatkową cechą bloków jest ich sekwencyjność. Dzięki temu również niemożliwe staje się podrabianie daty podpisania dokumentu.

Co to jest trwały nośnik i czy dokumenty podpisywane elektronicznie spełniają jego wymogi?

Pojęcie trwałego nośnika (ang. durable medium) występuje w kilku aktach prawnych, m.in.:

  • ustawa o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego (tzw. „ustawa deweloperska”),
  • o kredycie konsumenckim,
  • ustawa o usługach płatniczych,
  • rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie trybu i warunków postępowania firm inwestycyjnych, banków,
  • ustawa o prawach konsumenta,
  • i kilku aktach prawnych Unii Europejskiej w dotyczących usług finansowych i płatniczych.

Kluczowymi cechami trwałego nośnika są:

  • trwałość – oznacza, że dokument nie może być usunięty przez określony czas
  • dostępność – oznacza, że dokument będzie dostępny dla każdej ze stron nawet po zakończeniu relacji między stronami
  • integralność – dokument nie może być zmodyfikowany

Przykładem zastosowania trwałego nośnika jest publikowanie regulaminu świadczenia usług czy cennika. Ważne jest, żeby żadna ze stron umowy, których dotyczy taki dokument nie mogła go usunąć lub zmodyfikować.

AMODIT Trust Center spełnia te kryteria, gdyż dokument jest zapisywany w blockchain i jest niezmienialny. Poza tym każda ze stron posiadająca odpowiedni link i hasło na dostęp do takiego dokumentu.

Czy poza opłatą miesięczną są jakieś opłaty dodatkowe?

Nie. Można oczywiście dodatkowo zamawiać usługi związane z modelowaniem procesów, ale nie jest to wymagane.

Jakie są wersje językowe?

Podpisy są obsługiwane w języku polskim i angielskim.

W jakim formacie mogę dodawać dokumenty?

Można dodawać pliki PDF, Office i pliki graficzne. Przed wysłaniem do podpisu zostaną skonwertowane do jednego PDF.

Czy są jakieś ograniczenia co do wielkości dodanego dokumentu?

100MB. Jest możliwość zmiany tego limitu.

Czy są jakieś ograniczenia co do wielkości wszystkich przechowywanych dokumentów?

Nie, nie istnieją takie ograniczenia.