Jak zapanować nad chaosem w przedsiębiorstwie wielospółkowym?

Przejęte spółki znajdujące się w różnych fazach rozwoju, każda z nich posiadająca indywidualne potrzeby oraz napotykająca problemy w takich obszarach jak zarządzanie umowami, kadrami czy finansami. W każdej z nich inne ścieżki procesów np. akceptacji faktur kosztowych. Z artykułu dowiesz się jak w prosty sposób możne zostać obsłużona rozbudowana matryca akceptacji, jak zaoszczędzić czas i zoptymalizować procesy w firmie.

Gdybym znalazł się na Twoim miejscu i musiałbym przeanalizować wszystkie zależności, najpierw złapałbym za marker i spróbowałbym to narysować na tablicy, żeby wszystko sobie poukładać, a następnie przeniósłbym to do arkusza kalkulacyjnego. Wiem, to trochę staroświeckie, ale może skuteczne? Docieramy do momentu, w którym przerazi Cię skala skomplikowania wszystkich zależności. Masz do wyboru dwie ścieżki. Pierwsza, to zdobycie kilkudziesięciu tysięcy dodatkowego budżetu i oddanie projektu w ręce zaprzyjaźnionej firmy programistycznej. A po kilku miesiącach otrzymanie skrojonej na miarę, zakodowanej na stałe matrycy uprawnień, która zdążyła się już zdezaktualizować. Druga możliwość, to skorzystanie z elastycznego systemu workflow z interfejsem graficznym tak, abyś mógł samodzielnie wprowadzać wszystkie zmiany.

Przejmij kontrolę

Skoro poradziłeś sobie z umieszczeniem wszystkiego w arkuszu, więc napisałeś zapewne nie jedną formułę, która przykładowo sumuje wartości dwóch komórek. Ta wiedza wystarczy, aby w systemie AMODIT, ta rozbudowana matryca akceptacji skcesywnie zmieniała się na przyciski akcji, kierujące sprawy do odpowiednich osób, na odpowiednie etapy tworząc ścieżki akceptacji.

Zaczynamy od stworzenia przycisku akcji „Wyślij do akceptacji” na formularzu. Poniżej jego konfiguracja, którą głównie „wyklikujemy”. Teraz przyda się wcześniej przygotowany arkusz do skopiowania nazw spółek.

Wybieramy, na jakim etapie ma się pojawić przycisk „wprowadzenie”, dokąd wysyłamy „opis merytoryczny” oraz do kogo personalnie ma sprawa trafić. W okienku wpisujemy warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby przycisk pojawił się na górnym pasku wypełnionego wcześniej formularza i pozwolił skierować sprawę na właściwe tory.

Reaguj na zmiany

Oczywiście mamy też możliwość wpisania szeregu dodatkowych czynności, które mają być realizowane po kliknięciu przycisku „wyślij do akceptacji”. W ten prosty sposób odwzorowaliśmy zależności z matrycy akceptacji w AMODIT. Na każdym z etapów mamy przycisk, po kilknięciu którego system kieruje sprawę do właściwych osób w zależności od spółki i etapu. Rozwiązanie jest proste, a do tego cały czas możemy reagować na zmiany i wprowadzać stosowne korekty.

Jak wygląda sytuacja idealna przy projektowaniu obsługi firmy w ten sposób? Każda spółka, na każdym etapie jest obsłużona przez oddzielną akcję (przycisk). Co zrobić, żeby było prościej i szybciej? Zbieramy spółki w grupę np. 10 spółek i na etapie X zostają one obsłużone po naciśnięciu stworzonego kafelka akcji.

Jakie sytuacje mogą Cię spotkać i jak je obsłużyć?

Sytuacja 1: Spółka może zmienić nazwę, co często zdarza się w branży budowlanej.

Dlatego do jednoznacznej jej identyfikacji w regułach należy korzystać z numeru NIP, a nie z nazwy spółki.

Sytuacja 2: Od daty „x” dana spółka zacznie korzystać z innej ścieżki akceptacji.

Wystarczy usunąć spółkę z dotychczasowej grupy i stworzyć dla niej nową ścieżkę.

Wiesz już jak możesz poradzić sobie z opanowaniem zależności w firmie wielospółkowej. Dodatkowo wiesz jak w systemie AMODIT w prosty sposób może zostać obsłużona skomplikowana i rozbudowana matryca akceptacji / uprawnień. Oszczędność czasu oraz lepsza organizacja to podstawowe korzyści, które zauważysz natychmiast. Sprawdź sam i pobierz wersję demo.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie