Koniec ery dokumentów papierowych, czyli kolejny etap (r)ewolucji informatycznej.

W artykule omawiane są kolejne fazy informatyzacji przedsiębiorstw od lat 70. XX w., ukazując jej wpływ na transformację, która nastąpiła w świecie biznesu. Przyjęto, że nowe technologie informacyjne i ich stosowanie są katalizatorem przemian zachodzących w firmach oraz społeczeństwie.
Mimo że w szerszej perspektywie zmiany są rewolucyjne, to pojawiają się stopniowo, małymi krokami. Jako społeczeństwo zawsze odczuwaliśmy lęk przed nowościami, przed zmianą przyzwyczajeń. Jednak nagle orientujemy się, że już nie wyobrażamy sobie cofnięcia tych innowacji. Nowe technologie stają się dla nas oczywiste i niezbędne. Przykładem są smartfony czy media społecznościowe, które zmieniły sposób nawiązywania i utrzymywania relacji międzyludzkich. Które z etapów ewolucji informatycznej mamy już za sobą i jak wpłynęła ona na funkcjonowanie współczesnych firm? Jakie wyzwania stoją przed nami obecnie?

Obawy przed wprowadzaniem innowacji

Od niepamiętnych czasów ludzkość odczuwała i nadal odczuwa lęk przed nowościami, przed zmianą przyzwyczajeń. Mało kto o tym wie, ale pierwsze samochody były traktowane jak powóz bez konia. Aby stopniowo zmniejszać dyskomfort oraz szok dla kierowcy/woźnicy z przodu montowana była sztuczna głowa konia.

Wracając jednak do tematu, warto przypomnieć sobie wybrane innowacje, które zmieniły sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Obecnie trudno wyobrazić sobie jak działały firmy, gdy nie było komputerów, ale przecież działały. Tyle że wolniej oraz mniej efektywnie. Dokumenty przepisywano na maszynach do pisania i wysyłano zwykłą pocztą. W przypadku literówki czy popełnienia błędu trzeba było przepisać całą stronę. Wiele osób było zatrudnionych na cały etat wyłącznie, aby przepisywać dokumenty. Bardzo dużą zmianą było wprowadzenie kserokopiarek, a także faksów. To znacznie przyspieszyło przepływ informacji i dokumentów. Można było je tanio i szybko kopiować, a dodatkowo przesyłać je do najdalszych zakątków.

O ile kserokopiarki i faksy były dużą zmianą, o tyle wprowadzenie komputerów osobistych było wręcz rewolucją. Chociaż początkowo firmy nie bardzo wiedziały jak można je wykorzystać biznesowo, to w połączeniu z drukarkami były wykorzystywane jako bardziej zaawansowane maszyny do pisania. Jednak stopniowo zaczęły się pojawiać kolejne aplikacje biurowe, których obecnie używamy na co dzień, przykładowo arkusze kalkulacyjne. Wiele firm było bardzo ostrożnych z wprowadzaniem takich „innowacji”. Niepokój był tak samo duży jak i zmiana, przed którą postawiono użytkowników. Dla wielu osób obsługa komputera wydawała się zbyt skomplikowana. A do tego przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej zbyt niepewne. Dzisiaj brzmi to jak zabawna anegdota.

Kolejnym krokiem było pojawienie się sieci komputerowych. Można było przesyłać informację między komputerami bez użycia dyskietek. Przynajmniej wewnątrz firmy, bo Internet był w bardzo wstępnej fazie rozwoju. Zresztą sama nazwa Internetu oznacza „inter” – między, „net” – sieć. Czyli coś łączącego oddzielne sieci.

W tamtym czasie słowo „serwer” było nowatorskim pomysłem. Idea polegająca na tym, że jeden z komputerów jest wyróżniony i działa jako „sługa” dla pozostałych komputerów było czymś absolutnie nowym. Architektura „klient-serwer” obecnie jest oczywista, ale przecież nie zawsze tak było.

Dzięki sieciom komputerowym zaczęły pojawiać się systemy wspierające funkcjonowanie firm. Powstawały systemy do zarządzania magazynem, wystawiania faktur, wspierające księgowanie itp. Docelowo zostały połączone w zintegrowane systemy ERP. Następnie powstały systemy CRM. Dzisiaj już nikt sobie nie wyobraża prowadzenia magazynu i księgowości papierowo, zwłaszcza w dużych firmach. A był czas, kiedy księgowi używali komputerów do liczenia, ale księgowanie zapisywali na papierze. Bez komputerów i systemów ERP wiele firm nie mogłoby się rozwinąć.

Dawniej Internet też był traktowany z rezerwą przez wiele firm. Trochę jak ciekawostka, ale bez konkretnego zastosowania. Częściej postrzegano go jako zagrożenie lub konieczność. Zresztą w tamtym czasie poziom zabezpieczeń był rzeczywiście bardzo niski i hakerzy mieli ułatwione zadanie. Jednak Internet w końcu się przyjął i zaczęły się pojawiać kolejne jego zastosowania. Firmy zaczęły korzystać komunikacji e-mailowej zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz. To był przełom. Można było szybko znaleźć dokument, przesłać go dalej. To drastycznie przyspieszyło przepływ informacji. Jednak nadal papier miał moc. Każdy dokument, aby był ważny, musiał być wydrukowany i dostarczony papierowo. W tym każda oferta, faktura, czy zamówienie. Obecnie większość osób oczekuje, że otrzyma dokumenty elektronicznie. Chociaż nawet teraz niektóre firmy wymagają, aby oferta była wydrukowana, podpisana i przypieczętowana. Przykładem obszaru, gdzie ewolucja dokonała się w pełni, są przelewy bankowe. Jeszcze 20 lat temu zlecenie przelewu wymagało wypełnienia druku i wizyty w oddziale. Pomysł używania do tego Internetu był przyjmowany z pobłażaniem i niedowierzaniem, głównie ze względu na potencjalne zagrożenia. Obecnie nikt nie wyobraża sobie sytuacji, w której musi osobiście pojawić się w banku, aby sprawdzić stan konta czy wysłać przelew. I raczej niewiele osób uważa, że dostęp do banku przez Internet jest ryzykowny.

Kolejne zmiany

Ciekawym tematem jest ewolucja obsługi faktur. Wiele z nas pamięta jeszcze czasy, gdy faktury musiały być wydrukowane, podpisane i dostarczone papierowo. Bez tego były kwestionowane przez Urzędy Skarbowe. W późniejszym czasie przepisy umożliwiły wystawianie faktur bez podpisu. Jednak nadal musiały być dostarczone „w oryginale”. Już wtedy większość firm chciała korzystać z wersji elektronicznej, bo było to oczywiście wygodniejsze i tańsze. Jednak, żeby nie ryzykować, faktury wysłane jako PDF były drukowane, a następnie zginane w taki sposób, żeby wyglądały jak wyjęte z koperty. Tak dla pewności. To oczywiście brzmi teraz zabawnie, ale ukazuje, jak zmiany są wprowadzane stopniowo ze względu na obawy oraz niepewność prawną. Okazuje się, że to często właśnie możliwości techniczne oraz „praktyka biznesowa” decydują o kierunku zmian prawnych.

Obecnie większość faktur jest generowana i wysyłana elektronicznie. Wciąż jednak najczęściej jako PDF, co powoduje, że konieczne jest stosowanie systemów OCR, co jest kosztowne i wprowadza ryzyko błędów. Więc to też etap przejściowy. Duże sieci handlowe, przesyłające olbrzymie ilości faktur, już od dawna stosują rozwiązania EDI, które eliminuje potrzebę stosowania OCR.

Warto przypomnieć, że od 18 kwietnia 2019 roku każda firma objęta jest obowiązkiem przestrzegania ustawy o prawie zamówień publicznych i jest zobligowana do wystawiania oraz odbioru faktur elektronicznych. Wszystko za sprawą europejskiej Dyrektywy 2014/55/UE dotyczącej dostaw publicznych, a konkretnie ich fakturowania w wersji elektronicznej. Tym samym ustrukturyzowana faktura elektroniczna staje się tematem aktualnym bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna zdaje się mieć bowiem o wiele więcej zalet niż wad. Przede wszystkim umożliwia systemowi samodzielne przetwarzanie danych. Można zatem śmiało stwierdzić, iż jest to krok w stronę automatyzacji procesów. Przedsiębiorcy zawsze zyskują na takich działaniach, dzięki zmniejszaniu ponoszonych kosztów. Co więcej, możliwość automatycznego przetwarzania danych pozwala na ich szybką i trafną analizę, z której wnioski mogą posłużyć do wdrożenia działań optymalizacyjnych i rozwojowych.

Wydaje się, iż faktura elektroniczna w ustrukturyzowanej formie prędzej czy później pojawi się w każdym przedsiębiorstwie. Ta faza ewolucji właśnie trwa. Firmy, które stosują faktury XML, są traktowane jak pionierzy. Faktury PDF rozczytywane przez OCR to „mainstream”. Faktury papierowe to „maruderzy”.

Koniec ery dokumentów papierowych, czyli bieżące wyzwania

Digitalizacja dokumentów przechodzi przez kolejne działy w firmach. Wynika to z wielu aspektów. Kwestią czasu jest całkowite wyeliminowane dokumentów papierowych i zastąpienie ich przez dokumenty elektroniczne. Oczywiste są dla nas wady papierowych dokumentów, jak:

• kłopotliwe tworzenie kopii (kserowanie, drukowanie)
• uciążliwe i kosztowne przechowywanie (przestrzeń w magazynach)
• pracochłonne oraz czasochłonne wyszukiwanie
• niedające bezpieczeństwa i kosztowne zabezpieczenia przed zniszczeniem (pożar, zalanie czy inne katastrofy)

W wielu firmach, nawet jeśli przechowuje się dokumenty papierowe, to jednocześnie używana jest ich postać elektroniczna, np. skany i wersje źródłowe w Office. Jednak generuje to dodatkowe koszty związane z drukowaniem i skanowaniem. Do tej wyliczanki warto dołączyć kilka ciekawych i jednocześnie przerażających statystyk. Tylko w Polsce na jedną osobę przypada 100 kg zużytego papieru rocznie. A to oznacza, że aby zaspokoić to zapotrzebowanie, trzeba ściąć aż dwa drzewa. Przewidywano, że rewolucja elektroniczna przyczyni się do zmniejszenia zapotrzebowania na papier. Tak się jednak nie stało. Przewiduje się, że zapotrzebowanie na papier podwoi się do 2030 roku. (źródło statystyk: https://www.theworldcounts.com/stories/Paper-Waste-Facts) Pomimo świadomości wszystkich tych negatywnych kwestii, dlaczego wiele osób nadal czuje opór przed rezygnacją z dokumentów papierowych? Wynika to dokładnie z tego samego lęku, który towarzyszył ludziom od wieków.

Jednym z ostatnich bastionów dokumentów papierowych jest dział prawny i tematy związane z umowami. Jest to bardziej problem mentalności niż ograniczeń technologicznych czy prawnych. Co prawda niektóre umowy mają zastrzeżoną formę, np. notarialną. Jednak większość zawieranych umów ma tzw. postać dokumentową, a to umożliwia stosowanie postaci elektronicznej. Od wielu lat przepisy umożliwiają zawieranie umów elektronicznych na odległość. Zmiany w Kodeksie Postępowania Cywilnego oraz rozporządzenie Unii Europejskiej eIDAS niwelują bariery prawne i powodują, że dokument elektroniczny musi być traktowany na równi z dokumentem papierowym.

Rozporządzenie eIDAS wprowadza kilka poziomów podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Najbardziej znany jest podpis kwalifikowany. Jednak jest on niewygodny i drogi. Poza tym nie można zakładać, że każdy kontrahent lub pracownik dysponuje takim podpisem. Na szczęście istnieją możliwości techniczne pozwalające realizować bezpieczne podpisy zaawansowane, które mają moc prawną, a jednocześnie są łatwe w użyciu i nie wymagają specjalnych urządzeń. Można je składać przy użyciu dowolnego komputera lub smartfona. Dodatkowo użycie blockchain zapewnia niezmienność dokumentów i podpisów, co jest wymogiem prawnym w postępowaniu dowodowym. Takie możliwości daje np. e-podpis AMODIT.

Obawy odnośnie bezpieczeństwa i mocy prawnej mają raczej charakter psychologiczny i przypominają te, które towarzyszyły podczas wprowadzania innych innowacji opisanych powyżej. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo to warto wiedzieć, że podrobienie podpisu odręcznego jest współcześnie bardzo łatwe. Np. robot firmy Bond potrafi kopiować pismo ręczne i podpisy odręczne.

Jakie są korzyści z elektronicznego podpisywania umów?

Korzyści, płynących z wdrożenia elektronicznego podpisywania umów w przedsiębiorstwie, można wymienić wiele. Najistotniejsze z biznesowego punktu widzenia są oczywiście: obniżenie kosztów (znikają koszty druku oraz przesyłania dokumentów) oraz oszczędność czasu, ponieważ proces podpisywania skrócony zostaje do kilku minut. Ponadto podpis elektroniczny zwiększa pewność, że został on złożony przez właściwą osobę oraz z odpowiednią datą. Uniemożliwia on również często spotykane, w przypadku klasycznego podpisu, redatowanie czy inne sytuacje trudne do zweryfikowania.

Podpisy papierowe są bardzo niewygodne, gdyż zwykle trzeba je składać w kilku kopiach i często parafować wielostronicowe dokumenty. A muszą to robić osoby reprezentujące firmę, których czas jest drogi. Do tego dochodzi czas osób, które te umowy drukują, kompletują, potem skanują, archiwizują itd. Całkowite przejście na umowy elektroniczne pozwala uzyskać olbrzymie oszczędności związane z nakładem pracy.

Kolejną oszczędnością to koszty bezpośrednie związane między innymi z papierem, drukowaniem, przechowywaniem. Za przykład może posłużyć jedna z firm, która oszczędziła 0,5 mln stron wydruku rocznie, co daje 20 drzew. Więc nie tylko jest to wyraźne ograniczenie kosztów, ale jest też bardzo proekologiczne. Koszty związane z obsługą umów zostały ograniczone o ponad 30%. Niezwykle istotnym aspektem jest dowolność miejsca i urządzenia, ponieważ dokument online podpiszemy w domu, w podróży na dowolnie wybranym urządzeniu.

Za jakiś czas nikt nie będzie chciał podpisywać umów papierowo. Podpisywanie umów elektronicznie będzie tak samo oczywiste i naturalne jak bankowość elektroniczna. Warto podkreślić, że dla każdej firmy rozwój w przestrzeni cyfrowej jest niezwykle istotny.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie