KSeF obsługa załączników – kompleksowy przewodnik dla firm

Przed wdrożeniem KSeF, do faktur wysyłanych mailowo często dołączano umowy, protokoły odbioru, specyfikacje techniczne czy zdjęcia. Dziś sytuacja się zmieniła diametralnie.

KSeF a załączniki: aktualne przepisy i ich konsekwencje

Obowiązujące przepisy wyraźnie wskazują: faktury przesyłane przez KSeF nie mogą zawierać oddzielnych plików jako załączników. Dotyczy to takich formatów jak PDF, JPG, DOCX czy XLSX. Wszystko, co znajdzie się w fakturze, musi być zgodne ze schematem logicznym dokumentu XML.

W praktyce oznacza to, że jeśli chcesz dostarczyć kontrahentowi dodatkowe dokumenty związane z fakturą, musisz to zrobić poza systemem KSeF. Może to być przesyłka mailowa, link do chmury, dokument umieszczony w portalu klienta czy dedykowany system.

Dlaczego tak to wygląda? Ministerstwo Finansów jasno określa, że każdy załącznik traktowany jest jako integralna część faktury. A skoro faktura w KSeF musi mieć ściśle określoną strukturę, to załącznik również musi mieć ustrukturyzowaną formę zgodną z XML.

Nadchodzące zmiany: schema FA(3) i strukturalne załączniki

Nowelizacja ustawy o VAT oraz aktualizacje schemy e-faktury wprowadzają zmiany, które mają wejść w życie w 2026 roku. Wraz z nimi pojawia się nowy element: schema FA(3). To właśnie w jej ramach pojawi się możliwość dodania węzła „Załącznik” do samej struktury XML faktury.

Warto jednak wyraźnie zaznaczyć, że to nie jest możliwość dołączania plików takich jak PDF czy JPG. Nowy węzeł umożliwi jedynie osadzenie dodatkowych danych w jedną z trzech form:

• słownik (czyli para klucz-wartość) – do 1000 wpisów,
• opis tekstowy – maksymalnie 5120 znaków,
• tabela – maksymalnie 20 kolumn i 1000 wierszy.

Każda faktura może zawierać tylko jeden taki węzeł. Co istotne, celem tych danych są wyłącznie kwestie podatkowe, np. bardzo szczegółowe dane dotyczące miar, ilości czy cen. Ministerstwo Finansów zaznacza, że w tym węźle nie wolno umieszczać dokumentów marketingowych, umów, gwarancji, instrukcji, ani innych treści o charakterze handlowym.

Węzeł „Załącznik” tylko dla wybranych i na wniosek

Wdrożenie nowej funkcjonalności w FA(3) nie oznacza, że każda firma będzie mogła od razu z niej skorzystać. Aby aktywować możliwość przesyłania danych przez węzeł „Załącznik”, przedsiębiorstwo musi:

1. Korzystać z API KSeF, a nie z przeglądarkowej wersji systemu,
2. Zgłosić potrzebę przesyłania załączników do administracji skarbowej,
3. Przedstawić uzasadnienie oraz szacunkową liczbę przesyłanych załączników miesięcznie.

Po złożeniu wniosku Ministerstwo Finansów ma 30 dni na jego rozpatrzenie. Dopiero po uzyskaniu pozytywnej decyzji system umożliwi przesyłanie danych przez nowy węzeł struktury faktury. To rozwiązanie ma na celu ochronę systemu przed przeciążeniem i niewłaściwym wykorzystaniem funkcji.

Praktyczne konsekwencje braku obsługi plików jako załączników

To, że nie można dołączyć pliku PDF czy skanu dokumentu bezpośrednio do faktury w KSeF, powoduje konkretne problemy operacyjne. Firmy muszą teraz zadbać o to, by dokumenty powiązane z fakturą trafiały do kontrahenta oddzielnie i w odpowiednim czasie.

W praktyce prowadzi to do takich wyzwań jak:

• Ryzyko pominięcia dokumentu – jeśli załącznik nie zostanie wysłany od razu lub trafi innym kanałem, kontrahent może go nie zauważyć lub zgubić.
• Brak jednolitego widoku dokumentów – faktura w KSeF, a reszta gdzie indziej. Kontrahent musi sam powiązać dokumenty, co wydłuża obsługę.
• Utrudnienia w archiwizacji – KSeF przechowuje tylko e-fakturę. Wszystko inne firma musi przechowywać we własnym zakresie.
• Problemy z integracją systemów ERP – proces wystawiania faktury i wysyłki załączników trzeba rozdzielić, co komplikuje automatyzację.
• Zwiększone obciążenie pracowników – jeśli wysyłka dokumentów odbywa się ręcznie, rośnie ryzyko błędu ludzkiego.

To wszystko sprawia, że obsługa załączników poza KSeF musi zostać dokładnie przemyślana i wkomponowana w procesy biznesowe firmy.

Jak firmy radzą sobie z ograniczeniami? Jak można spróbować obejść system?

Skoro system KSeF nie przewiduje obsługi klasycznych załączników, wiele firm wypracowało własne sposoby na zarządzanie dodatkową dokumentacją.

Jednym z popularnych rozwiązań jest umieszczanie linku do dokumentów w treści faktury – np. w polu informacyjnym. Taki link może prowadzić do chmury, repozytorium firmowego czy dedykowanego portalu klienta. Istotne jest, by link był zabezpieczony i aktywny przez wymagany przepisami okres przechowywania dokumentacji.

Inne firmy decydują się na dodanie opisu tekstowego w fakturze, np. „Protokół odbioru przesłany drogą mailową w dniu X”. Takie proste wskazówki pomagają kontrahentowi skojarzyć dokumenty, choć nie zastępują samego załącznika.

Najprostszą metodą nadal pozostaje wysyłka załączników poza KSeF, np. mailowo lub przez platformy wymiany plików. Czasem do wiadomości dołączany jest również obraz faktury w formacie PDF – jako informacja, bo formalnym dokumentem jest e-faktura w KSeF.

Firmy z bardziej rozbudowaną infrastrukturą IT sięgają po systemy wspomagające: EDI, middleware, dedykowane portale klienta. Umożliwiają one przesyłanie załączników i notyfikacji jednocześnie z fakturą wysłaną do KSeF.

KSeF Connector: automatyzacja obsługi załączników w praktyce

Nie ukrywajmy, proponowane wyżej rozwiązania nie przejdą w firmach, które zatrudniają wielu pracowników. To rozwiązanie sprawdzi się jedynie w mało rozbudowanych strukturach. Jednym z gotowych rozwiązań, które rzeczywiście pomagają firmom poradzić sobie z rozdzieleniem faktur i załączników, jest KSeF Connector firmy Astrafox. Narzędzie to umożliwia automatyczne powiązanie faktur z dokumentami dodatkowymi i przekazanie ich kontrahentowi w odpowiedni sposób.

W przypadku faktur sprzedażowych proces wygląda następująco: faktura wystawiana jest w systemie ERP, trafia do KSeF poprzez Connector, a po uzyskaniu potwierdzenia jej przyjęcia, system automatycznie przesyła załączniki (wraz z wizualizacją faktury) na wskazany adres e-mail odbiorcy.

To rozwiązanie minimalizuje ryzyko pomyłek, przyspiesza obieg dokumentów i ułatwia ich archiwizację zgodną z przepisami.

Podsumowanie: KSeF obsługa załączników to wyzwanie, ale do ogarnięcia

Obsługa załączników w systemie KSeF jest ograniczona i wymaga nowych podejść. Trzeba pogodzić się z tym, że pliki nie są częścią faktury i zadbać o ich poprawne przekazywanie oraz archiwizację.

Choć z pozoru utrudnia to życie, dobrze przemyślany proces, automatyzacja oraz narzędzia takie jak KSeF Connector pozwalają zachować porządek i zgodność z przepisami. Warto potraktować to jako okazję do uporządkowania obiegu dokumentów w firmie i przygotowania się na obowiązkowe KSeF w 2026 roku.

Działając świadomie i z wyprzedzeniem, można nie tylko uniknąć błędów, ale też usprawnić procesy, które przez lata mogły funkcjonować zbyt chaotycznie. A to już konkretna wartość dodana.