Elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy warto przejść na e-teczki?

Dokumentacja pracownicza w formie cyfrowej – konieczność czy tylko wygoda?

Czy warto zrezygnować z papierowych teczek i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie cyfrowej? Jakie są korzyści i potencjalne wyzwania tego rozwiązania? W tym artykule przyjrzymy się e-teczkom, ich wpływowi na codzienną pracę działów HR oraz temu, jak wdrożenie cyfrowej dokumentacji może usprawnić zarządzanie danymi pracowników.

Przekonaj się, czy elektroniczna dokumentacja pracownicza to przyszłość każdej firmy – a może wręcz konieczność w dobie nowoczesnych technologii.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza – co to jest i czym różni się od papierowej?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, obejmujący m.in. akta osobowe pracownika oraz inne kluczowe dokumenty takie jak umowy, aneksy, świadectwa pracy czy zaświadczenia. Przez wiele lat firmy przechowywały te dokumenty w formie papierowej. Wiązało się to z koniecznością organizacji fizycznych archiwów i przestrzegania skomplikowanych zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Obecnie dzięki zmianom w przepisach firmy mogą zdecydować się na elektroniczne akta osobowe, czyli cyfrową wersję tradycyjnej teczki akt osobowych pracownika. Oznacza to, że wszystkie dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej. Eliminuje to konieczność przechowywania ich w segregatorach i zapewnia szybki dostęp do danych z poziomu systemu.

Papierowa dokumentacja pracownicza wiąże się z większym ryzykiem zagubienia lub uszkodzenia dokumentów oraz wymaga przestrzeni do ich archiwizacji. Wersja cyfrowa pozwala na szybsze wyszukiwanie dokumentów, większe bezpieczeństwo i oszczędność kosztów związanych z drukiem oraz przechowywaniem akt. Pracodawca może także zapewnić zdalny dostęp do danych, a to ułatwia obsługę procesów HR.

Co zawiera elektroniczna teczka akt osobowych?

Podobnie jak w wersji papierowej, elektroniczna dokumentacja pracownicza składa się z kilku sekcji, które pracodawca musi prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. CV, świadectwa pracy i wyniki badań lekarskich.
• Część B – obejmuje dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, takie jak umowa o pracę, aneksy czy zakres obowiązków.
• Część C – przechowuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, np. wypowiedzenie czy świadectwo pracy.
• Część D – służy do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych nałożonych na pracownika.
• Część E – nowa kategoria, wprowadzona w 2023 roku, obejmuje dokumenty związane z monitorowaniem trzeźwości lub kontrolą na obecność substancji odurzających.

Każdy z tych dokumentów w formie cyfrowej może być przechowywany w systemie informatycznym, który pozwala na szybkie wyszukiwanie, automatyczne porządkowanie oraz łatwą archiwizację.

Dlaczego warto przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Wdrożenie elektronicznych akt osobowych przynosi firmom szereg korzyści – od oszczędności czasu i kosztów, po zwiększone bezpieczeństwo danych. W tradycyjnym modelu przechowywania dokumentacji pracowniczej każdy dokument musi być fizycznie archiwizowany, to wymaga przestrzeni, organizacji i kontroli dostępu. Wersja cyfrowa eliminuje te problemy i pozwala firmom lepiej zarządzać danymi pracowników.

Najważniejsze zalety e-teczek

Oszczędność czasu i automatyzacja procesów

W tradycyjnej dokumentacji HR wyszukanie konkretnego dokumentu może zająć kilka minut, a nawet godzin. Elektroniczne akta osobowe umożliwiają natychmiastowe wyszukiwanie plików według nazwiska, daty czy rodzaju dokumentu. Automatyczne przypomnienia o terminach przechowywania czy wymaganych aktualizacjach eliminują konieczność ręcznej kontroli.

Większe bezpieczeństwo danych

Papierowa dokumentacja pracownicza jest narażona na uszkodzenia, zgubienie czy nieuprawniony dostęp. Wersja elektroniczna przechowywana w odpowiednio zabezpieczonym systemie daje większą kontrolę nad tym, kto i kiedy ma dostęp do akt. Nowoczesne systemy e-teczek zapewniają szyfrowanie dokumentów, automatyczne kopie zapasowe oraz możliwość śledzenia każdej zmiany w dokumentacji.

Zgodność z przepisami i ułatwione przechowywanie

Prowadzenie akt osobowych wymaga ścisłego przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas. W systemie e-teczek można automatycznie ustawiać harmonogram przechowywania, a po upływie wymaganego okresu dokumenty mogą być archiwizowane lub usuwane zgodnie z polityką firmy.

Łatwy dostęp i praca zdalna

W dobie pracy hybrydowej i rozproszonych zespołów możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczejw wersji elektronicznej jest kluczowa. E-teczki pozwalają na dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, bez konieczności fizycznego przebywania w biurze. Działy HR mogą obsługiwać wnioski pracowników szybciej i sprawniej, a menedżerowie uzyskują dostęp do niezbędnych informacji bez konieczności angażowania administracji.

Redukcja kosztów

Przejście na elektroniczne akta osobowe pozwala ograniczyć wydatki związane z drukiem, przechowywaniem i archiwizacją papierowych dokumentów. Mniej fizycznych akt oznacza także mniejsze koszty związane z wynajmem przestrzeni biurowej czy transportem dokumentów. W dłuższej perspektywie inwestycja w digitalizację zwraca się poprzez eliminację zbędnych kosztów administracyjnych.

Szybsze procesy HR i większa efektywność

Dzięki e-teczkom działy kadr mogą wprowadzać bardziej efektywne procesy takie jak automatyczne generowanie umów, szybkie podpisy elektroniczne czy natychmiastowe przekazywanie dokumentów między działami. Oznacza to mniej opóźnień, mniej błędów i lepszą organizację dokumentacji.

Digitalizacja dokumentacji kadrowej to nie tylko kwestia wygody, ale realna przewaga dla firm, które chcą działać szybciej, sprawniej i bezpieczniej. Elektroniczna dokumentacja pracownicza eliminuje papierowe archiwa, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala na lepszą kontrolę nad danymi pracowników.

Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację pracowniczą? Zobacz bezpłatny webinar!

Jak skutecznie przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą wymaga dobrze zaplanowanego procesu. Wdrożenie e-teczek nie jest jedynie kwestią skanowania dokumentów – wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi, procedur oraz dostosowania do przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki, które warto uwzględnić, aby cyfryzacja dokumentacji przebiegła sprawnie i zgodnie z wymogami prawnymi.

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentacją

Aby prowadzenie akt osobowych w formie cyfrowej było efektywne, kluczowy jest wybór systemu, który umożliwia:

• przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgodnie z przepisami,
• szybkie wyszukiwanie i filtrowanie akt,
• automatyczne przypomnienia o terminach przechowywania,
• integrację z innymi systemami HR,
• kontrolę dostępu i zabezpieczenie danych.

Digitalizacja i porządkowanie dokumentów

Aby skutecznie wdrożyć elektroniczne akta osobowe, należy przeanalizować i uporządkować dotychczasową dokumentację. Kluczowe działania obejmują:

• skanowanie istniejących dokumentów papierowych,
• przypisanie ich do odpowiednich sekcji e-teczki (część A, B, C, D, E),
• opisanie plików metadanymi, które ułatwią wyszukiwanie,
• eliminację duplikatów i nieaktualnych dokumentów.

Porządkowanie dokumentacji już na etapie digitalizacji pozwala uniknąć chaosu i zapewnia lepszą organizację akt.

Szkolenie pracowników i procedury dostępu

Wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej wymaga wprowadzenia jasnych zasad korzystania z systemu oraz przeszkolenia zespołu. Kluczowe aspekty to:

• określenie, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów,
• wdrożenie procedur dotyczących wprowadzania, aktualizacji i usuwania akt,
• szkolenia dla działów HR w zakresie obsługi e-teczek.

Zapewnienie zgodności z przepisami

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga przestrzegania obowiązujących przepisów prawa. Należy zwrócić uwagę na:

• minimalny okres przechowywania dokumentacji,
• sposób zabezpieczenia dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem,
• możliwość eksportu dokumentów w razie kontroli organów zewnętrznych.

Dobre systemy posiadają funkcje automatycznego oznaczania dokumentów wymagających archiwizacji oraz mechanizmy raportowania zgodności z regulacjami.

Integracja z innymi systemami HR

Aby e-teczka była w pełni funkcjonalna, warto zintegrować ją z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie takimi jak:

• systemy kadrowo-płacowe,
• platformy do składania wniosków urlopowych i benefitowych,
• systemy podpisu elektronicznego.

Dzięki temu cały proces zarządzania dokumentacją pracowniczą jest zautomatyzowany i nie wymaga manualnej pracy nad każdym dokumentem.

AMODIT – nowoczesne rozwiązanie do elektronicznych akt osobowych

Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą wymaga narzędzia, które zapewni szybki dostęp do dokumentów, automatyzację procesów i bezpieczeństwo danych. AMODIT to system, który spełnia te wymagania, ułatwiając firmom wdrożenie e-teczek.

Jak AMODIT wspiera zarządzanie dokumentacją HR?

• Przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów – szybki dostęp do akt osobowych pracownika bez papierowych archiwów.
• Automatyzacja procesów – generowanie i obieg umów, aneksów i wniosków bez ręcznej pracy.
• Podpis elektroniczny – umożliwia podpisywanie dokumentów online, eliminując konieczność drukowania i skanowania.
• OCR i digitalizacja – system automatycznie rozpoznaje tekst w skanowanych dokumentach, ułatwiając ich wyszukiwanie i archiwizację.
• Zgodność z przepisami – automatyczna archiwizacja i kontrola dostępu do dokumentacji.
• Integracja z systemami HR – łatwe połączenie z kadrowo-płacowymi narzędziami.
• Bezpieczne przechowywanie – ochrona danych dzięki szyfrowaniu i kopiom zapasowym.

AMODIT eliminuje zbędne formalności, usprawnia prowadzenie dokumentacji pracowniczej i pomaga firmom oszczędzać czas oraz koszty.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza – konieczność czy trend?

Przejście na elektroniczne akta osobowe to już nie tylko opcja, ale realna potrzeba firm, które chcą usprawnić zarządzanie dokumentacją HR. Digitalizacja eliminuje problemy związane z papierowymi archiwami, przyspiesza procesy i zwiększa bezpieczeństwo danych.

Najważniejsze korzyści e-teczek:

• Szybszy dostęp do dokumentów – koniec z przeszukiwaniem segregatorów.
• Większe bezpieczeństwo – ochrona przed utratą, nieuprawnionym dostępem i błędami.
• Zgodność z przepisami – automatyczna archiwizacja i kontrola terminów.
• Niższe koszty operacyjne – mniej wydruków, mniej miejsca na archiwa.
• Automatyzacja HR – podpisy elektroniczne, OCR i inteligentne wyszukiwanie dokumentów.

Firmy, które zdecydują się na wdrożenie e-teczek, zyskują większą kontrolę nad dokumentacją i mogą efektywniej zarządzać procesami kadrowymi. AMODIT to jedno z narzędzi, które wspiera ten proces, pozwalając na sprawne i zgodne z przepisami przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Czy warto przejść na e-teczkę?

W dobie digitalizacji odpowiedź wydaje się oczywista. Przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą to nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także sposób na lepsze zarządzanie danymi pracowników i dostosowanie firmy do nowoczesnych standardów.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem elektronicznej teczki pracowniczej? Odbierz bezpłatną konsultację z ekspertem!