Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Cyfryzacja procesów biznesowych staje się dziś naturalnym kierunkiem rozwoju większości firm. Jednym z jej kluczowych elementów jest elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala usprawnić codzienną pracę, zwiększyć kontrolę nad przepływem informacji i ograniczyć ryzyko błędów. Aby jednak wdrożenie przyniosło realne efekty, warto podejść do niego w sposób uporządkowany i przemyślany.

Wdrożenie systemu elektornicznego obiegu dokumentów krok po kroku

Aby wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zakończyło się sukcesem, należy dobrze zaplanować każdy jego etap. Proces ten obejmuje m.in. analizę potrzeb biznesowych, określenie najważniejszych funkcji i wybór obszarów, które wymagają automatyzacji. Istotnym elementem jest integracja z używanymi systemami oraz przygotowanie infrastruktury umożliwiającej sprawne działanie rozwiązania. Nie można też zapominać o roli zespołu projektowego i jasnym przydzieleniu odpowiedzialności, co pozwoli na efektywne zarządzanie zmianą w organizacji.

Zadania systemu

Należy przemyśleć, jakie funkcje system ma pełnić teraz, a jakie będzie realizował wraz z rozwojem firmy w przyszłości. Przewidzenie tego pozwoli na korzystanie z niego za kilka lat bez problemów i konieczności ingerowania w jego architekturę. Wiadomo, że wielu rzeczy związanych z rozwojem firmy nie można przewidzieć, więc im bardziej wszechstronne i mniej ograniczone sztywnymi modułami rozwiązanie, tym łatwiej będzie można w przyszłości dostosować je do nowych potrzeb. Dlatego najlepiej, żeby wybrany system obiegu dokumentów był elastyczny i skalowalny, pozwalał na łatwą rozbudowę i modyfikację.

Określenie kluczowych obszarów

W ramach analizy należy przyjrzeć się wszystkim procesom, jakie zachodzą w firmie i zadać sobie pytanie – co możemy usprawnić? Co przyniesie nam największą korzyść? Wdrożenie systemu powinno skupiać się na rzeczach, których automatyzacja da firmie największe oszczędności. Dzięki temu zarówno pracownicy, jak i osoby zarządzające zauważą realną poprawę wydajności pracy.

Ważną kwestią do przemyślenia jest to, jak wprowadzenie systemu wpłynie na realizowane w firmie procesy. Wiele czynności wykonywanych dotychczas ręcznie zostanie zastąpionych formą elektroniczną. Na przykład opisanie dekretu na odwrocie faktury stanie się opisem na elektronicznym formularzu, a zamiast przybicia pieczęci przyjęcia dokumentu będzie się naklejało na niego kod kreskowy i rejestrowało go w systemie.

Należy przemyśleć, które czynności zostaną wyeliminowane, a które będą realizowane w inny sposób. Wiąże się to z reorganizacją pracy. Zawsze jednak należy patrzeć na ten proces całościowo – nawet jeżeli w wyniku wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów jednostkowo komuś przybędzie pracy (np. nowe zadanie rejestrowania dokumentów), to w ogólnym rozrachunku będzie to zmiana korzystna dla przedsiębiorstwa. Wszystko to dzięki m.in. zmniejszeniu obciążenia na innych stanowiskach pracy, wyeliminowaniu błędów czy możliwości szybkiego odszukania potrzebnego w danej chwili dokumentu.

Integracja z istniejącymi systemami

Ważnym krokiem podczas wdrożenia jest przemyślenie kwestii integracji nowego systemu z już funkcjonującymi w firmie systemami. Chodzi tu zarówno o import, jak i eksport danych. Innymi słowy, musimy wiedzieć, jakie informacje będą pobierane z pozostałych aplikacji, a jakie nowy system ma wysyłać do działającego obecnie w firmie oprogramowania, na przykład systemu ERP. AMODIT posiada gotowe połączenia do popularnych rozwiązań tej klasy, m.in. SAP, Comarch XL/Optima, Symfonia i jest otwarty na integrację z dowolnym innym oprogramowaniem.

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów wymusza często konieczność wykonania przeglądu posiadanych danych pod kątem jakości. Należy na przykład zadać sobie pytanie, jak wygląda nasza baza kontrahentów – czy jest uporządkowana? Czy zawiera wszystkie niezbędne informacje?

Infrastruktura sprzętowa

Określenie wymagań dotyczących usprawnianych procesów pozwoli ustalić, jakich zasobów będzie potrzebował wdrażany w firmie system. Dotyczy to głównie serwerów, które muszą zapewnić użytkownikom odpowiedni komfort pracy (szybkość reakcji systemu np. na wyszukiwanie dokumentów). Należy również rozważyć jakie dodatkowe elementy infrastruktury będą potrzebne np. skaner dokumentów, drukarka i ręczne czytniki kodów kreskowych itp. Na infrastrukturę składają się również systemy operacyjne serwerów, jak i system bazy danych.

Czas i zasoby ludzkie

Należy określić ramy czasowe, w jakich wdrożenie ma być przeprowadzone. Konieczne jest także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne zadania – analizę biznesową (ktoś znający cele organizacji, realizowane procesy oraz występujące problemy), opiekę IT (administracja) oraz księgową (integracja z systemem ERP). Na czele zespołu powinien stać kierownik projektu, który będzie odpowiedzialny za sprawną realizację wszystkich etapów.

Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów – najważniejsze informacje

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów nie musi być tak poważnym przedsięwzięciem, jakby mogło się początkowo wydawać. W przypadku średniej wielkości firm AMODIT może być stosowany jako SaaS (oprogramowanie subskrypcyjne) i zostać wprowadzony w ciągu kilku dni. W dodatku nie potrzeba do tego rozbudowanej infrastruktury IT.

Dzięki elastyczności i dobrej skalowalności system używany jest z powodzeniem w organizacjach o różnej wielkości. Sprawdza się świetnie nawet przy bardzo dużej liczbie użytkowników (kilka tysięcy), jak i przy dużych wolumenach dokumentów (np. 200 mln). Niezależnie od skali wdrożenia, dobrze przeprowadzona analiza pozwoli na wybór rozwiązania, które najlepiej odpowie na potrzeby Twojej firmy oraz jego poprawne, bezproblemowe wdrożenie.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie