Jak właściwie przechowywać dokumentację kadrową?

Co to jest dokumentacja kadrowa i z czego się składa?

Zgodnie z Kodeksem pracy, dokumentacja kadrowa to zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika, które pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Na dokumentację kadrową składają się dwa główne elementy:

• Akta osobowe pracowników.
• Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracownika to uporządkowany zbiór dokumentów, który pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego zatrudnionego. Od marca 2023 roku akta osobowe składają się z pięciu części, oznaczonych literami od A do E:

• Część A – zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy) oraz skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych.
• Część B – obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące szkoleń BHP, informacje o zmianie warunków zatrudnienia, dokumenty związane z urlopami macierzyńskimi czy rodzicielskimi.
• Część C – zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, m.in. wypowiedzenie umowy, kopię świadectwa pracy.
• Część D – gromadzi odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.
• Część E – przechowuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

• Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
• Dokumenty związane z urlopami wypoczynkowymi.
• Karty wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń.
• Karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Wszystkie dokumenty w aktach osobowych muszą być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane. Ponadto, każda część akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca musi przechowywać dokumentację w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Archiwizacja dokumentów kadrowych – ile czasu przechowywać dokumentację kadrową?

Przepisy dotyczące okresów archiwizowania dokumentacji kadrowej uległy w ostatnich latach znaczącym zmianom. Od 1 stycznia 2019 roku wprowadzono nowe zasady, które warto znać, aby prawidłowo zarządzać dokumentami kadrowych w swojej firmie.

Okres przechowywania dokumentacji kadrowej zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika:

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. W tym przypadku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania.
• Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – zasadniczo dokumentacja powinna być przechowywana przez 50 lat. Jednak można skrócić ten okres do 10 lat, jeśli złożysz do ZUS:
  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW),
  • raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w tym okresie.
• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Warto wiedzieć, że istnieją sytuacje, w których okres przechowywania dokumentacji może zostać wydłużony. Dzieje się tak, gdy dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu. Jeśli pracodawca jest stroną takiego postępowania, musi przechowywać dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż przez 10 lat.

Odpowiednio planując archiwizację dokumentów kadrowych, możesz uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z długoterminowym przechowywaniem. Pamiętaj, że po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA, 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony. Ważne, aby zdać sobie sprawę, że w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, nie zakładasz nowej dokumentacji, lecz kontynuujesz prowadzenie dotychczasowej. Dodatkowo, dokumenty kadrowe w wersji elektronicznej podlegają tym samym okresom przechowywania co dokumentacja papierowa.

Zniszczenie dokumentacji po upływie obowiązkowego okresu przechowywania musi zostać wykonane w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, ale dopiero po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez pracownika.

Jak właściwie przechowywać dokumenty kadrowe?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów kadrowych to nie tylko wymóg prawny, ale również zabezpieczenie przed potencjalnymi problemami w przyszłości. Kodeks pracy jasno określa, że dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Możesz prowadzić dokumenty kadrowe w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej, powinieneś zapewnić:

• odpowiednią wilgotność i temperaturę w pomieszczeniu przechowywania,
• zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych,
• przechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym i numerowanie ich,
• wydzielenie części A, B, C, D i E w aktach osobowych.

Jeśli wybierzesz dokumenty kadrowe w wersji elektronicznej, system teleinformatyczny musi zapewniać:

• zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści i metadanych,
• stały dostęp dla upoważnionych osób,
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji.

Pamiętaj, że w aktach osobowych przechowujesz wyłącznie kopie lub odpisy dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem. Przechowywanie oryginałów jest błędem, który należy natychmiast skorygować.

Istnieje możliwość zmiany formy przechowywania z papierowej na elektroniczną. Wymaga to jednak sporządzenia odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. W dzisiejszych czasach coraz więcej firm wybiera elektroniczną formę przechowywania dokumentacji. Platforma AMODIT to rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją pracowniczą, zapewniając zgodność z przepisami RODO i prawa pracy, a jednocześnie ułatwiając dostęp do dokumentów.

Niezależnie od wybranej formy, niewłaściwe przechowywanie dokumentacji kadrowej może skutkować karą grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Warto zatem dokładnie zapoznać się z wymogami i odpowiednio zabezpieczyć dokumenty kadrowe.

Właściwe przechowywanie dokumentacji kadrowej to jeden z fundamentów zgodnego z prawem i bezpiecznego zarządzania firmą. Błędy w prowadzeniu akt mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych. Dokumenty kadrowe – w tym akta osobowe podzielone na części od A do E – muszą być przechowywane w sposób zapewniający poufność, integralność i dostępność. Pracodawca może zdecydować się na wersję papierową lub elektroniczną – ta druga zyskuje na popularności dzięki większej wygodzie i automatyzacji. Niezależnie od formy, dokumentacja powinna spełniać określone wymogi formalne oraz być aktualizowana zgodnie z przepisami prawa pracy. Prawidłowo prowadzona dokumentacja to nie tylko obowiązek, ale także forma zabezpieczenia firmy na przyszłość.

Zautomatyzuj przechowywanie dokumentacji kadrowej z AMODIT. Nasz nowoczesny system obiegu dokumentów da Ci pełną kontrolę nad aktami osobowymi, uprościsz procesy HR i zadbasz o zgodność z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o Twoich potrzebach!