Jaki system do obiegu dokumentów wybrać? Porównanie kluczowych rozwiązań w 2025 roku

Zdefiniuj swoje potrzeby – jakie możesz mieć pytania przed wyborem systemu EOD w 2025?

Zanim zaczniesz przeglądać oferty, musisz zrozumieć, jakiego problemu szukasz rozwiązania. To najważniejszy etap, który zdeterminuje sukces całego projektu. Zbierz swój zespół i odpowiedzcie na poniższe pytania:

• Jaki jest główny cel wdrożenia?
  • Czy chcecie tylko uporządkować archiwum i mieć szybki dostęp do zeskanowanych dokumentów?
  • Czy celem jest przyspieszenie konkretnego procesu, np. akceptacji faktur kosztowych?
  • A może planujecie kompleksową transformację cyfrową i chcecie zautomatyzować wiele różnych obiegów w firmie (HR, finanse, logistyka)?
• Kto będzie korzystał i zarządzał systemem?
  • Czy system ma być prosty w obsłudze dla wszystkich pracowników?
  • Kto będzie odpowiedzialny za wprowadzanie zmian w procesach? Czy macie do dyspozycji programistów, czy potrzebujecie narzędzia, które pozwoli na samodzielne modyfikacje przez kierowników działów?
• Z jakimi systemami musicie się zintegrować?
  • Czy nowy system musi wymieniać dane z Waszym programem księgowym, systemem ERP (np. SAP) lub CRM?
  • Czy ważna jest integracja z narzędziami takimi jak e-PUAP czy platformami do podpisu elektronicznego?
• Jaka jest skala działania?
  • Ile dokumentów przetwarzacie miesięcznie?
  • Ilu użytkowników będzie korzystało z systemu? Czy planujecie dynamiczny rozwój w najbliższych latach?

Jakie są kategorie dostępnych rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów w 2025/2026?

Gdy masz już mapę swoich potrzeb, możesz zacząć analizować rynek. Zasadniczo, systemy do obiegu dokumentów można podzielić na cztery główne kategorie.

Kategoria 1: platformy Low-Code/BPM (np. AMODIT) – wybór nowoczesny i elastyczny

To najbardziej przyszłościowe i dynamicznie rozwijające się rozwiązania. Zamiast oferować sztywny, gotowy program, dostarczają elastyczną platformę, na której można zbudować dowolny, idealnie dopasowany proces.
Liderem tej kategorii na polskim rynku jest AMODIT. To kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na zarządzanie wieloma procesami biznesowymi (BPM) z poziomu jednego narzędzia. Dzięki podejściu low-code, osoby nietechniczne mogą samodzielnie projektować i modyfikować obiegi dokumentów, co drastycznie skraca czas i koszty. AMODIT wyróżnia się głębokim zrozumieniem polskiego rynku, gwarantując pełną zgodność z lokalnymi przepisami (RODO, KSeF). Jego zaawansowane funkcje AI (inteligentny OCR, Copilot) automatyzują zadania, które w innych systemach wciąż wymagają pracy ludzkiej. To wybór dla firm, które myślą strategicznie i szukają skalowalnego, bezpiecznego (ISO 27001) i wszechstronnego narzędzia, które nie ograniczy ich rozwoju.

• Idealny dla dynamicznych firm, które chcą kompleksowo automatyzować wiele różnych procesów i cenią sobie samodzielność w ich modyfikowaniu.

Kategoria 2: wyspecjalizowane systemy DMS/Workflow (np. PrimeSoft, eDok) – wybór stabilny i sprawdzony

To kategoria dojrzałych, gotowych systemów, które od lat specjalizują się w obsłudze dokumentów. Rozwiązania takie jak PrimeSoft (V-Desk) czy eDok oferują bogaty zestaw predefiniowanych funkcji do obsługi kancelarii, archiwizacji czy obiegu faktur.
Są to bardzo solidne i stabilne produkty, często wybierane przez organizacje, które mają jasno określone, standardowe potrzeby. Ich wdrożenie jest zazwyczaj bardziej przewidywalne, ale kosztem mniejszej elastyczności. Wszelkie niestandardowe zmiany w procesach wymagają z reguły zaangażowania dostawcy.

• Idealny dla firm i instytucji (zwłaszcza z sektora publicznego), które potrzebują sprawdzonego, gotowego rozwiązaniado obsługi standardowych obiegów dokumentów i cenią dojrzałość produktu.

Kategoria 3: moduły w systemach ERP (np. Comarch) – wybór zintegrowany, ale sztywny

Większość dużych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) oferuje własne moduły do obiegu dokumentów. Ich niekwestionowaną zaletą jest natywna integracja z resztą systemu – dokument jest od razu powiązany z danymi finansowymi, magazynowymi czy kadrowymi.
Niestety, wygoda ta ma swoją cenę. Moduły ERP są zazwyczaj bardzo mało elastyczne, a ich funkcjonalność jest ograniczona do podstawowych scenariuszy. Rozwijanie ich o nowe, niestandardowe procesy jest często niemożliwe lub bardzo kosztowne.

• Idealny dla firm, które już korzystają z danego systemu ERP i mają bardzo proste, standardowe potrzeby w zakresie obiegu dokumentów.

Kategoria 4: platformy do współpracy (np. Microsoft SharePoint) – wybór podstawowy i dostępny

Narzędzia takie jak SharePoint czy dyski chmurowe (Google Drive) są często wykorzystywane jako proste repozytoria dokumentów. Pozwalają na przechowywanie plików, kontrolę wersji i podstawowe współdzielenie.
Jest to rozwiązanie tanie (często zawarte w istniejących licencjach), ale nie jest to system do zarządzania obiegiem dokumentów. Brakuje mu kluczowych funkcji: silnika workflow do automatyzacji kroków, dziennika korespondencyjnego, zaawansowanego OCR czy możliwości integracji. To cyfrowa szafa na dokumenty, a nie inteligentna linia produkcyjna.

• Idealny dla mikrofirm do podstawowej archiwizacji plików, które nie wymagają automatyzacji procesów.

Porównaj kluczowe funkcje systemów elektronicznego obiegu dokumentów w 2025/2026

Krok 4: zwróć uwagę na przyszłość! Pora na AI i skalowalność

Wybierając system w 2025 roku, myślisz o potrzebach swojej firmy na kolejne 5-10 lat. Dlatego tak ważne jest, aby platforma była gotowa na przyszłe wyzwania. Dwa kluczowe trendy to sztuczna inteligencja (AI) i skalowalność. AI już dziś rewolucjonizuje pracę z dokumentami, automatycznie odczytując dane, kategoryzując pisma i wspierając użytkowników. Wybierając platformę, która aktywnie rozwija funkcje AI, inwestujesz w rozwiązanie, które będzie stawało się coraz mądrzejsze i bardziej efektywne.
Skalowalność, gwarantowana przez elastyczne platformy low-code, daje pewność, że system będzie rósł razem z Twoją firmą. Dziś automatyzujesz faktury, jutro umowy, a pojutrze procesy HR – wszystko w ramach jednego, znanego środowiska, bez konieczności kosztownych migracji i zakupu nowych narzędzi.

Jak więc podjąć najlepszą decyzję dot. obiegu dokumentów w 2025/2026?

Wybór idealnego systemu do obiegu dokumentów to proces. Zacznij od zdefiniowania swoich potrzeb, następnie przeanalizuj dostępne kategorie rozwiązań i zdecyduj, które podejście – elastyczne, gotowe czy zintegrowane – najlepiej pasuje do kultury i strategii Twojej firmy.
Analiza rynku w 2025 roku jasno pokazuje, że choć gotowe systemy DMS wciąż mają swoje miejsce, przyszłość należy do elastycznych, inteligentnych platform BPM/low-code. Rozwiązania takie jak AMODIT oferują nie tylko uporządkowanie dokumentacji, ale stają się fundamentem do kompleksowej transformacji cyfrowej całej organizacji, zapewniając zwinność i przewagę konkurencyjną na lata.