Mity dotyczące systemów obiegu dokumentów

Wciąż jednak wiele firm nie decyduje się na wdrożenie tego typu rozwiązań. Można powiedzieć, że najpopularniejszym i najpowszechniej stosowanym systemem obiegu dokumentów jest poczta elektroniczna. Bywa ona jeszcze uzupełniana o narzędzie do definiowania formularzy, czyli MS Excel. Oczywiście użycie połączenia Excel z pocztą elektroniczną to bardziej proteza niż rozwiązanie, ale w wielu firmach jest ono stosowane ponieważ ma kilka zalet:

• Prostota – każdy wie jak z tego skorzystać.
• Swoboda – informacje można przesłać do dowolnej osoby i w dowolnej sprawie
• Elastyczność – bardzo łatwo zmodyfikować formularz w MS Excel i nie wymaga to wiedzy technicznej

Rozwiązanie to ma też liczne wady, np.:

• Brak kontroli przepływu informacji – nie jest łatwo ustalić: co jest przesyłane, do kogo, kiedy, ile czasu zajmuje załatwienie sprawy, czy sprawa jest już załatwiona.
• Brak kontroli uprawnień – nie można ograniczyć dostępu do maili ani do części pól z plików Excel. Nie można odebrać dostępu do dokumentu osobie, która już go dostała.
• Brak możliwości raportowania – nie ma możliwości zrobienia zestawienia z plików Excel wysłanych w oddzielnych mailach.
• Brak możliwości ustawiania terminów załatwienia spraw, ustawiania przypomnień i powiadomień.
• Trudność ustalenia, gdzie się znajduje ostatnia wersja dokumentu i kto ją ma.
• Trudność ustalenia odpowiedzialności w przypadku niedotrzymania terminu lub popełnienia błędów.
• Brak możliwości ustandaryzowania obsługi procesów – każdy je obsługuje wg. swojej wiedzy.
• Wiedza o procesach pozostaje w głowach pracowników i odchodzi razem z nimi.

Podane powyżej wady powinny być wystarczającym argumentem do wdrożenia czegoś lepszego niż Email+Excel. Wiele firm jednak się przed tym powstrzymuje. Często to wynika z błędnych przekonań na temat systemów obiegu dokumentów, czyli właśnie mitów.

Mit 1 – Nie mamy takich potrzeb

Aby w ogóle rozmawiać o systemie obiegu dokumentów warto się zastanowić po co się go wdraża. Aby sobie uświadomić potrzebę warto spojrzeć na wyniki badań przeprowadzonych przez firmę Konica-Minolta:

• Pracownik biurowy poświęca blisko 20% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów.
• U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą formą dokumentu jest forma papierowa.
• W średnich firmach dwie na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni wykorzystuje ich funkcjonalność.

Z tego wynika, że średnio 20% kosztów pensji jest marnowanych. Załóżmy, że udałoby się skrócić te straty o połowę, czyli odzyskać 10% kosztów pensji. W ten sposób można szybko oszacować czy warto wdrożyć taki system i po jakim czasie się to zwróci. Ewentualnie jeśli wynajmiemy oprogramowanie na zasadzie subskrypcji można policzyć ile warto na nie wydawać.

Można też cofnąć się wyobraźnią w przeszłość do czasów, gdy w firmie nie były używane komputery i wszystko robiono na papierze. Wówczas wiele osób twierdziło, że komputery są niepotrzebne do biznesu. Potem podobne opinie można było słyszeć na temat użycia Internetu w biznesie. Nawet poważni biznesmeni twierdzili, że Internet to tylko chwilowa moda lub zabawka. A proszę sobie teraz wyobrazić prowadzenie firmy bez poczty elektronicznej. Byłoby to praktycznie niemożliwe, bo wydajność pracy i wymiany informacji byłaby bardzo niska.

Mit 2 – ERP nam wystarczy

Bardzo często, gdy rozmawia się z firmą o potrzebach wdrożenia systemu obiegu dokumentów to uzyskuje się jedną z odpowiedzi:

• „Zamierzamy wdrożyć system ERP”
• „Wdrażamy system ERP”
• „Właśnie wdrożyliśmy system ERP”

I bardzo często firma twierdzi, że system ERP „coś tam ma do obiegu dokumentów”. Faktem jest, że wiele współczesnych systemów ERP posiada wbudowane funkcjonalności z tego obszaru, ale zwykle są one bardzo ograniczone, gdyż:

• Obieg dokumentów ograniczony jest tylko do dokumentów występujących w systemie ERP (np. faktur, zamówień itp.) i nie ma możliwości obsługi innych dokumentów, np. umów, protokołów odbioru, wyników testów itp.
• Funkcjonalność ta jest tylko dodatkiem do systemu i brak jest koncentracji producenta na jej rozwoju.
• Interfejs użytkownika bywa niewygodny, gdyż obejmuje więcej rzeczy niż to jest niezbędne. Często jest problem z obsługą urządzeń mobilnych.
• Wymagane są pełne licencje ERP, które zwykle są drogie. Objęcie licencjami tylko niektórych użytkowników prowadzi natomiast do niemożności zamodelowania wszystkich procesów.

Mit 3 – Potrzebujemy systemu zaprojektowanego specjalnie dla nas

Mit ten wynika z faktu, że każda firma jest inna i ma  inaczej zorganizowane procesy biznesowe. Zresztą czasami sposób realizacji procesów biznesowych stanowi istotę przewagi konkurencyjnej na rynku. Nie jest jednak prawdą, że z tego powodu warto budować własne rozwiązanie od podstaw. Budowanie rozwiązania od zera wiąże się z ryzykiem popełnienia mnóstwa błędów, których popełnianie może być kosztowne. Podobnie jak nie opłaca się budować sobie samochodu od zera. Jeśli chcemy mieć nietypowy samochód to najlepiej wziąć gotowy model najbliższy naszym oczekiwaniom i wprowadzić odpowiednie modyfikacje z użyciem przetestowanych części.

Podobnie jest z wdrożeniem obiegu dokumentów. Najlepiej wybrać dobrą, elastyczną i otwartą platformę i ją dostosować. Dzięki temu od razu dostaniemy gotowe, działające i przetestowane komponenty i dostosujemy je do własnych potrzeb.

Mit 4 – Tego typu rozwiązania są drogie i wymagają długiego czasu wdrożenia

Ten mit wiąże się z poprzednim. Bo rzeczywiście, gdyby budować system pod własne potrzeby od zera to będzie to drogie i czasochłonne. Nawet jeśli wybierzemy istniejącą platformę, to nadal jest bardzo istotne, którą wybierzemy i jaka jest metoda jej wdrażania. Niektóre platformy, np. Windows Workflow Foundation to tak naprawdę biblioteka programistyczna a nie gotowe narzędzie. Różne systemy dostarczają różnych zbiorów narzędzi do modelowania procesów. Wiele rozwiązań wymaga niestety, aby przed wdrożeniem znać dokładny przebieg procesów. Niestety w praktyce trudno jest uzyskać dokładny opis przebiegu procesu, gdyż bywa on zmienny. Najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest ograniczenie stopnia automatyzacji procesu i pozostawienie dużej swobody działania użytkownikom. Dobrym rozwiązaniem jest również zastosowanie platformy umożliwiającej dynamiczną zmianę przebiegu procesów w czasie ich trwania, aby dostosowywać system do potrzeb w trakcie jego produkcyjnego użycia. Dobrze się w takich sytuacjach sprawdza system AMODIT i metoda dynamicznego modelowania procesów oparta o sztuczną inteligencję.

Mit 5 – Aktualnie nie mamy budżetu

Ten mit nawiązuje w dużym stopniu do mitu pierwszego. Tj. możemy sobie pozwolić na niewdrażanie czegoś, co nie wydaje się nam potrzebne. Bo oczywiście na rzeczy niezbędne budżet musi się znaleźć. Należy sobie jednak uświadomić, że powstrzymywanie się od usprawnień jest kosztowne, bo tracimy potencjalne korzyści. Dobrze to obrazuje anegdota o dwóch drwalach, którzy próbowali przeciąć drewniany bal tępą piłą. Oczywiście szło im to powoli i mijający ich turysta spytał czy nie powinni oni naostrzyć piłę. Odpowiedzieli, że mają tak dużo piłowania, że nie mają czasu na ostrzenie piły. Morał jest z tego taki, że warto znaleźć czas na ostrzenie piły, aby nie marnować czasu na nieproduktywne lub nisko produktywne działanie. Wdrożenie obiegu dokumentów, który podnosi wydajność pracy jest właśnie takim ostrzeniem piły.

Warto też się zastanowić jakie mogą być potencjalne skutki braku takiego systemu, np.:

• Zgubienie dokumentów i związane z tym sankcje prawne
• Niedostarczenie oferty na czas i utrata zamówienia
• Opóźnienie w załatwianiu sprawy, np. reklamacji, które prowadzi do niezadowolenia klienta i jego utraty
• Kary umowne z powodu opóźnień

Czy mamy przygotowany budżet na tego typu zdarzenia i czy nie jest on przypadkiem wyższy niż koszt wdrożenia systemu obiegu dokumentów?

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie