Jak rozpoznać czy moja firma jest gotowa na elektroniczny obieg dokumentów?

Mimo niewątpliwych korzyści wynikających z możliwości zastosowania nowoczesnej technologii w organizacji, wyzwaniem okazuje się przekonanie osób decyzyjnych do tego, że dany moment jest tym właściwym na podjęcie konkretnych kroków i decyzję odnośnie wdrożenia. Część z nich jak mantrę powtarza:

• Przecież nasza firma działa, więc po co mamy coś zmieniać?
• Po co nam nowe rozwiązania?
• To co mamy zupełnie dobrze się sprawdza.
• Nie potrzebne są nam gadżety.
• Skoro tyle lat funkcjonujemy bez tego, to po co nam teraz elektroniczny obieg dokumentów?

W tym krótkim artykule, pozwolę sobie przedstawić nieco dokładniej korzyści wynikające z implementacji systemu obiegu dokumentów w firmie.

Dematerializacja informacji – duch czasów

Następująca pod wpływem procesu cyfryzacji, dematerializacja informacji jest czymś, z czym stykamy się każdego dnia i, co przestało już dziwić. Podczas, gdy jeszcze parę lat temu, myśląc o fakturach faktycznie wyobrażaliśmy sobie stertę dokumentów, tak dziś bardziej domyślnym wyobrażeniem są księgi rachunkowe w formie elektronicznej. Podobnie sytuacja wygląda z rachunkami bankowymi, a podobnych przykładów można by mnożyć. Obszarów, gdzie informacje oderwane są od swojego pierwotnego nośnika jest coraz więcej, a kierunek ten zdaje się być nie dość, że naturalnym, to jeszcze de facto jedynym sensownym wartym rozwoju. Ludzie nie chcą już zawalać kolejnych szaf segregatorami z drukowanymi specjalnie na tę okoliczność dokumentami.

Dokumenty są wygodniejsze w obsłudze, gdy dostępne są w formie elektronicznej.

Papierowa dokumentacja – ryzyka

Mimo rosnącej popularności, którą cieszy się elektroniczna ewidencja dokumentów, wciąż są miejsca, zdominowane przez formę papierową. Nie szukając daleko:

• Magazyn – bardzo często znajdziemy tu jeszcze papierową ewidencję.
• Kadry – nawet prosty wniosek urlopowy w wielu firmach nadal ma formę papierową.
• Delegacje – to nadal obszar zdominowany przez papierowe dokumenty.
• Faktury – tu mimo wielu prób wypracowania standardu elektronicznej wymiany dokumentów (EDI) między firmami, nadal przeważająca część dokumentacji krąży w formie papierowej.
• Urzędy – tu z roku na rok jest coraz lepiej, ale nadal w wielu przypadkach papier, podpis i pieczątka to niezbędne atrybuty dla załatwienia jakiejkolwiek sprawy.

Łatwo jest przywyknąć do wymogów z którymi się spotykamy w bardziej konserwatywnych strukturach firmy, kluczowe jest, by zrozumieć konsekwencje wyborów polegających na decyzji o pracy na dokumentach w formie papierowej.

Otóż konieczność procesowania papierowego dokumentu, np. w celu zebrania akceptacji, zadekretowania kosztów, uzyskania opinii, to źródło ryzyka dla firmy. Może ono wynikać z wielu czynników, np.:

• przetrzymania dokumentu (zapomnienie, urlop, choroba, inne ważne sprawy),
• pracy przez różne osoby na różnych wersjach tej samej umowy,
• nieświadomego lub świadomego wprowadzenia niekorzystnych dla firmy zmian w umowie (np. handlowiec zaproponował wydłużony okres gwarancji aby tylko podpisać umowę),
  zagubienia dokumentu (trafił do niewłaściwej osoby i tam pozostał), wpadł nie do tej szuflady co trzeba, spadł z biurka, został celowo przetrzymany przez właśnie zwalnianego pracownika,
• gdy dokument wypadł za okno (tak, tak – znam z życia takie przypadki).

Ryzyko może przejawiać się w postaci opóźnień w płatnościach, zbyt późnego podjęcia decyzji gospodarczej, nie zawarcia umowy z kontrahentem lub zawarcia umowy na niekorzystnych warunkach, nałożenia kar przez organy nadzoru lub organy skarbowe. Ryzykiem jest również utrata reputacji, czy wiarygodności firmy, co finalnie może skutkować tak poważnymi konsekwencjami, jak utrata klientów, utrata kontraktu czy zmniejszenie wartości firmy.

Dokumenty w formie elektronicznej powodują mniejsze ryzyko dla Twojego przedsiębiorstwa.

Łatwy, zunifikowany dostęp do informacji

W momencie, gdy dokument papierowy staje się informacją elektroniczną i nie chodzi tu jedynie o zapisanie go jako obrazu (skanu) np w postaci pdf, ale o zapisanie zawartych w nim informacji w postaci rekordów w bazie danych. Dzięki temu dostęp do tej informacji wzrasta nieporównywalnie w stosunku do sytuacji, gdy dysponujemy jedynie jego formą papierową. Od teraz, z łatwością możemy wyszukać interesujące nas dane po przypisanych im cechach, lub wykorzystać je do podsumowania, zestawienia, czy raportu. Możemy na ich podstawie podjąć kolejną, dobrą decyzję biznesową, nie ryzykując tego, że zostanie ona podjęta na podstawie intuicji.

Posłużmy się przykładem obiegu faktur kosztowych i obiegiem zamówień. Do firmy wpływa faktura za zakup materiałów do projektu. Faktura przechodzi proces akceptacji i trafia do księgowości. Ktoś inny w tym czasie tworzy nowe zamówienie do dostawcy i chciałby wiedzieć za jaką wartość zakupione zostały dotychczas materiały od tego dostawcy (może można wynegocjować lepsze ceny). Ktoś inny akceptując takie zamówienie chciałby wiedzieć ile wydano już na określony projekt (może trzeba ograniczyć wydatki, zweryfikować budżet projektu), itd.

Posługując się tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów, uzyskanie tego typu informacji nie będzie ani łatwe ani szybkie. Wymagać będzie dodatkowych czynności i zaangażowania innych pracowników (np. poproszenia księgowości o zestawienie). Takie zestawienie może nie uwzględniać spraw w toku, może po prostu nie być aktualne. Zajmuje to czas i opóźnia podjęcie decyzji o zakupie materiałów do projektu. To może przełożyć się na opóźnienie projektu, a to z kolei na kary umowne, utratę kolejnego kontraktu itp. Jak widać, dostęp do bieżącej, rzetelnej informacji jest niezbędny dla podejmowania właściwych decyzji we właściwym czasie.

Przykład kolejny, to zwykły wniosek urlopowy. W sytuacji braku elektronicznego obiegu wniosków urlopowych, pracownik najpierw kontaktuje się z działem kadr i sprawdza ile ma jeszcze wolnego urlopu (tym samym zajmuje czas osób z kadr, przerywając im bieżące czynności), poszukuje osoby, która go zastąpi podczas jego nieobecności, wypisuje podanie/wniosek o urlop i z papierowym dokumentem udaje się do swojego przełożonego, który wniosek podpisuje od razu lub odkłada do zapoznania się później, a pracownik cały czas w niepewności oczekuje decyzji. Po uzyskaniu akceptacji zanosi wniosek do działu kadr, gdzie zostaje on odnotowany w systemie kadrowym. W przypadku elektronicznego obiegu, pracownik uruchamia nową sprawę, widzi ile, jakiego typu urlopu mu jeszcze przysługuje, wskazuje na formularzu swojego zastępcę i potwierdza wniosek. Ten, w postaci elektronicznej, najpierw trafia do zastępcy, a po jego akceptacji automatycznie trafia do przełożonego. W przypadku gdy przełożony nie podejmuje decyzji w ustalonym czasie, otrzymuje przypomnienie. Na koniec urlop jest automatycznie odnotowywany w systemie kadrowym. Sprawa jest szybko załatwiana przy minimalnym zaangażowaniu innych osób.

Spójność informacji

Dostęp do informacji, to nie tylko kwestia możliwości jej uzyskania. To również kwestia spójności, czyli dostępu do tej samej informacji przez wiele osób z różnych działów/departamentów.

W wielu firmach, po pewnym czasie powstają tzw. wyspy informacyjne. Każdy dział wypracowuje na własne potrzeby własną wersję bazy kontrahentów, własną podręczną aplikację w Accessie, własne zestawienie w Excelu, własny folder ze wzorami umów itd. Nawet jeżeli informacja jest dostępna na poziomie całej organizacji, to pojawia się problem dużej liczby różnych mniejszych i większych aplikacji, którymi organizacja obrosła przez lata. Dostęp do nich jest różny, a to przez przeglądarkę internetową, a to jako aplikacja desktopowa, a to w postaci folderu na dysku sieciowym, a to jedynie z komputerów z Windowsem, bo na Mac nie ma wersji, itp. Zalogowanie wymaga użycia różnych kont, loginów, haseł, które zmieniają się dla każdej z nich w innych okresach czasu. Tym wszystkim musi zarządzać administrator – nadając uprawnienia, odbierając je, modyfikując – co znów zajmuje czas, oraz utrudnia i opóźnia dostęp. Czyż nie tak wygląda rzeczywistość w wielu firmach?

Czyli skąd mam wiedzieć, czy moja firma jest gotowa, czy jeszcze nie?

Elektroniczny obieg dokumentów widziany jest często przez pryzmat pojedynczych procesów np. obiegu faktur kosztowych czy akceptacji delegacji. To jest jednak czubek góry lodowej. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to:

• zmiana organizacyjna,
• nowe rozdanie w dziejach firmy,
• przejście na nowy poziom rozwoju organizacyjnego,
• rozwiązanie wielu, często małych problemów,
• nowy sposób komunikacji,
• nowe możliwości,
• ułatwienie i usprawnienie pracy dziesiątkom pracowników,
• wzrost efektywności i wydajności,
• zmniejszenie pomyłek,
• przyspieszenie obiegu informacji,
• ograniczenie niewłaściwych decyzji,
• wyższa sprawność organizacyjna i ostatecznie przewaga konkurencyjna.

Mając to na uwadze, warto spojrzeć na całą organizację. Zapytaj pracowników co im aktualnie przeszkadza w pracy, co ich opóźnia, z czym najczęściej mają problemy. Zapytaj siebie co trzyma organizację w miejscu i nie pozwala jej zrobić kroku do przodu. Możliwe że taka analiza wykaże, że wszystko funkcjonuje sprawnie i wskazane problemy nie dotyczą Twojej firmy. Jeżeli jednak dostrzegasz pewne bariery, które powodują, że skalowanie biznesu zdaje się być drogą przez mękę pomyśl co mogłoby poprawić tę sytuację. Bardzo możliwe, że jednym z rozwiązań jest sprawy elektroniczny obieg dokumentów. Zobacz, które z Twoich problemów może rozwiązać AMODIT.

Przekonaj się, jak Amodit może pomóc Twojej firmie