Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jak działa?

Historia elektronicznego obiegu dokumentów sięga lat 80. XX wieku, kiedy to rozpoczęto przechodzenie od papierowych archiwów do elektronicznych baz danych. Rozwój technologii informatycznych, w tym sieci komputerowych i Internetu, znacznie przyspieszył ewolucję EOD, umożliwiając łatwiejszy dostęp do dokumentów, ich szybsze przetwarzanie oraz większe bezpieczeństwo danych. Dziś systemy EOD są integralną częścią infrastruktury IT wielu przedsiębiorstw, umożliwiając płynną współpracę między oddziałami firmy, automatyzację rutynowych zadań oraz poprawę jakości obsługi klienta.

Podstawy elektronicznego obiegu dokumentów

Rdzeniem funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) są zaawansowane technologie informatyczne, które umożliwiają efektywne zarządzanie cyfrowymi wersjami dokumentów. Systemy te wykorzystują szeroki wachlarz narzędzi, od prostych aplikacji do zarządzania dokumentami po kompleksowe rozwiązania wspierające przepływ pracy i integrację z innymi systemami informatycznymi przedsiębiorstwa.

Rodzaje dokumentów objętych EOD

Elektroniczny obieg dokumentów może obejmować praktycznie każdy typ dokumentu wykorzystywanego w organizacji, od faktur, umów, przez dokumentację kadrową, po instrukcje obsługi i raporty. Dzięki cyfryzacji dokumenty te są łatwo dostępne z każdego miejsca i w dowolnym czasie, co znacznie ułatwia współpracę i szybkość podejmowania decyzji.

Kluczowe komponenty systemów EOD

• Przechwytywanie i digitalizacja dokumentów: Przekształcanie dokumentów papierowych do formatu cyfrowego za pomocą skanowania oraz wprowadzanie dokumentów cyfrowych do systemu.
• Indeksowanie i klasyfikacja: Organizacja dokumentów z wykorzystaniem metadanych, która ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i zarządzanie.
• Przechowywanie: Bezpieczne przechowywanie dokumentów w formacie cyfrowym, często z wykorzystaniem chmury obliczeniowej, co zapewnia ochronę przed utratą danych i nieautoryzowanym dostępem.
• Dostęp i udostępnianie: Kontrolowanie dostępu do dokumentów oraz ich udostępnianie uprawnionym użytkownikom, zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym.
• Integracja: Możliwość współpracy z innymi systemami używanymi w organizacji takimi jak systemy ERP, CRM czy oprogramowanie księgowe, która pozwala na automatyzację przepływu informacji między różnymi działami.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

Proces elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) zaczyna się od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu i kończy na jego archiwizacji lub usunięciu. Cały cykl życia dokumentu w organizacji jest zautomatyzowany i zarządzany cyfrowo. Przekłada się to na zwiększoną efektywność, bezpieczeństwo i dostępność informacji.

Przepływ pracy dokumentów w systemie EOD

1. Przechwytywanie dokumentów: Pierwszym krokiem jest digitalizacja dokumentów papierowych przy użyciu skanerów lub wprowadzenie dokumentów cyfrowych bezpośrednio do systemu. Dokumenty są przekształcane do formatu cyfrowego, co umożliwia ich dalsze przetwarzanie.
2. Indeksowanie i klasyfikacja: Po przechwyceniu dokumenty są indeksowane, oznacza to przypisanie im metadanych (takich jak data, autor, typ dokumentu) ułatwiających ich późniejsze wyszukiwanie. Dokumenty mogą być również klasyfikowane w zależności od ich rodzaju lub przeznaczenia.
3. Przegląd i akceptacja: Dokumenty mogą być przesyłane do odpowiednich osób lub działów w celu przeglądu, edycji i akceptacji. Systemy EOD umożliwiają śledzenie postępów w przepływie pracy i zapewniają automatyczne powiadomienia o zadaniach do wykonania.
4. Przechowywanie: Po zatwierdzeniu dokumenty są przechowywane w bezpiecznym repozytorium cyfrowym. Systemy EOD zapewniają szyfrowanie i inne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem lub utratą danych.
5. Wyszukiwanie i udostępnianie: Użytkownicy uprawnieni mogą łatwo wyszukiwać i odzyskiwać dokumenty za pomocą systemów EOD, korzystając z metadanych i zaawansowanych funkcji wyszukiwania. Dokumenty mogą być również udostępniane wewnętrznie lub zewnętrznie, z zachowaniem kontroli nad prawami dostępu.
6. Integracja z innymi systemami: EOD często integruje się z innymi programami używanymi w organizacji (np. ERP, CRM czy księgowe), co umożliwia automatyczny przepływ informacji między różnymi działami i systemami.
7. Archiwizacja i usuwanie: Systemy EOD umożliwiają zarządzanie cyklem życia dokumentów, w tym ich archiwizację zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz bezpieczne usuwanie po upływie określonego czasu.

Kluczowe zalety

Dzięki automatyzacji i cyfryzacji procesów elektroniczny obieg dokumentów znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją w organizacji. Redukuje czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów, minimalizuje ryzyko błędów, poprawia przepływ informacji oraz zwiększa bezpieczeństwo danych.

Systemy EOD odgrywają kluczową rolę w transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, umożliwiając im przejście od tradycyjnych, papierowych metod pracy do efektywniejszego, zautomatyzowanego środowiska pracy.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Zobacz bezpłatny webinar!

Funkcjonalności i moduły popularnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) organizacje zyskują dostęp do szerokiej gamy funkcjonalności, które znacząco usprawniają zarządzanie dokumentacją i przepływ pracy. Poniżej przedstawiono kluczowe moduły i funkcje, które oferują popularne systemy EOD oraz ich wpływ na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów biznesowych

Centralnym elementem systemów EOD jest możliwość automatyzacji rutynowych procesów biznesowych takich jak zatwierdzanie dokumentów, przypominanie o terminach czy dystrybucja dokumentów do odpowiednich osób lub działów. Automatyzacja ta pozwala na znaczącą oszczędność czasu i zasobów, minimalizując ryzyko błędów ludzkich.

Zarządzanie wersjami dokumentów

W dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie dokumenty często przechodzą wiele zmian, zarządzanie wersjami staje się niezbędne. Systemy EOD oferują zaawansowane narzędzia do śledzenia historii zmian, umożliwiając użytkownikom dostęp do różnych wersji dokumentów oraz ułatwiając zarządzanie nimi.

Bezpieczeństwo i zarządzanie dostępem

Ochrona poufnych informacji to priorytet dla każdej organizacji. Systemy EOD wyposażone są w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu oparta na rolach czy audyt śladów działania, co zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i zabezpiecza dane przed utratą.

Mobilność i dostęp zdalny

W erze pracy zdalnej i mobilności biznesowej dostęp do dokumentów i możliwość pracy z nimi z dowolnego miejsca i urządzenia stają się kluczowe. Systemy EOD oferują aplikacje mobilne i dostęp przez przeglądarkę internetową. Umożliwia to pracownikom efektywną pracę niezależnie od ich lokalizacji.

Integracja z innymi systemami

Efektywność systemów EOD jest jeszcze większa dzięki możliwości integracji z innymi programami używanymi w organizacji takimi jak systemy ERP, CRM czy platformy do zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja przepływu informacji między różnymi działami i systemami, co dodatkowo usprawnia procesy biznesowe.

Studia przypadków: Transformacja obszaru kadrowego dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Wyzwanie: Modernizacja zarządzania dokumentacją pracowniczą

W obliczu rosnących wymagań dotyczących efektywności i zgodności z przepisami, międzynarodowa firma z branży energetycznej postanowiła zrewolucjonizować swoje podejście do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Kluczowymi celami były: zapewnienie bezpieczeństwa danych, usprawnienie dostępu do dokumentów oraz pełna zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

Rozwiązanie: Cyfryzacja i automatyzacja z AMODIT

Przechodząc od tradycyjnych metod przechowywania dokumentów – wydruków, teczek, i segregatorów – firma zdecydowała się na wdrożenie systemu AMODIT, który umożliwił obsługę teczek pracowniczych w formie elektronicznej. To rozwiązanie zautomatyzowało kluczowe procesy kadrowe takie jak zarządzanie dokumentacją pracowniczą, wnioski delegacyjne, urlopowe, skierowania na badania okresowe oraz cały proces rekrutacji.

Kluczowe funkcjonalności systemu:

• Automatyzacja obiegu dokumentów: Dokumenty są skanowane i automatycznie przekierowywane do weryfikacji przez odpowiednie działy, a następnie wpięte do elektronicznej teczki pracowniczej.
• Zarządzanie uprawnieniami dostępu: AMODIT oferuje możliwość nadawania uprawnień na dwóch poziomach – widoku pracownika oraz widoku firmy, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
• Elastyczność i integracja z systemami kadrowymi: Dzięki gotowym szablonom dokumentów i możliwości wymiany danych z innymi systemami, AMODIT usprawnia i optymalizuje pracę działu HR.

Korzyści:

• Porządek i łatwy dostęp do dokumentacji: Centralizacja danych pracowników w jednym miejscu umożliwiła łatwy dostęp do dokumentów w każdym czasie i na każdym urządzeniu.
• Zgodność z przepisami i większe bezpieczeństwo: Dzięki zastosowaniu systemu firma zapewniła pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz znacząco zwiększyła bezpieczeństwo przechowywanych danych.
• Oszczędność czasu i zasobów: Automatyzacja procesów kadrowych znacząco zmniejszyła ilość pracy manualnej, co przełożyło się na oszczędność czasu i zasobów.
• Proekologiczność: Eliminacja papierowego obiegu dokumentów przyczyniła się do zredukowania śladu węglowego firmy, wspierając działania proekologiczne.

Wnioski:

Przypadek ten ilustruje jak cyfryzacja i automatyzacja procesów kadrowych za pomocą systemu AMODIT może przynieść znaczące korzyści dla organizacji, od usprawnienia pracy działu HR, przez zapewnienie bezpieczeństwa danych, po wsparcie inicjatyw zrównoważonego rozwoju. Elektroniczny obieg dokumentów stanowi kluczowe narzędzie w modernizacji zarządzania dokumentacją pracowniczą, pozwalając na skupienie się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi.

Podsumowanie

Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) stanowi krytyczny krok dla organizacji dążących do zwiększenia efektywności operacyjnej, poprawy bezpieczeństwa danych oraz osiągnięcia lepszej zgodności z przepisami. Przez automatyzację procesów biznesowych, zapewnienie bezpiecznego przechowywania i łatwego dostępu do dokumentów, EOD przekształca zarządzanie dokumentami z zadania czasochłonnego i podatnego na błędy w proces szybki, płynny i bezpieczny.

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystują najnowsze technologie takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby dalej usprawniać zarządzanie dokumentacją, oferując takie funkcjonalności jak automatyczne indeksowanie, klasyfikacja dokumentów czy inteligentne wyszukiwanie. Wdrożenie EOD przynosi korzyści nie tylko w zakresie efektywności i bezpieczeństwa, ale także wpływa pozytywnie na środowisko dzięki redukcji zużycia papieru i wspieraniu praktyk zrównoważonego rozwoju.

Z punktu widzenia przyszłości EOD ma przed sobą jasną ścieżkę rozwoju, z większym naciskiem na integrację między różnymi platformami, ulepszanie funkcji automatyzacji oraz dalszą personalizację systemów w celu dopasowania do specyficznych potrzeb organizacji. Rozwój technologii cyfrowych będzie kontynuował ewolucję EOD czyniąc go jeszcze bardziej elastycznym i dostosowanym do dynamicznie zmieniającego się świata biznesu.

Zachęcamy do dalszego eksplorowania możliwości, jakie oferuje elektroniczny obieg dokumentów i rozważenia jego wdrożenia jako kluczowego elementu strategii cyfryzacji w organizacji.

Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Odbierz darmową konsultację z ekspertem!