22 35 52 164 poland@amodit.com
Chcesz usprawnić akceptację nowych dostawców?

Czy dotyka Cię problem związany ze sprawną akceptacją nowych dostawców? Musisz ich dokładnie weryfikować, wpisywać wiele informacji? Właśnie z takimi trudnościami zgłosił się do nas klient, który poprosił o stworzenie spersonalizowanego procesu:

Trudności, które napotykamy to nadmiar papierowych wersji Karty Nowego Dostawcy. Każdy pracownik musi wypełnić kartę przed złożeniem zamówienia u nowego dostawcy albo przy zmianie danych konkretnego dostawcy. Papierowe dokumenty są problematyczne ze względu na przechowywanie, wyszukiwanie ich, dostęp do wprowadzonych informacji, nadawanie uprawnień do poszczególnych sekcji oraz przesyłanie do wybranych osób decyzyjnych.

Rozwiązanie

Po przeanalizowaniu problemów z jakimi zmagał się klient zaproponowaliśmy stworzenie procesu o nazwie FAD, którego rozwinięcie oznacza Formularz Akceptacji Dostawcy. Został zrealizowany z myślą usprawnienia rejestrowania każdego nowego dostawcy usług lub produktów dla odpowiedniego działu firmy. Bardziej szczegółowo dotyczy on między innymi wprowadzenia wszystkich niezbędnych informacji. Takich jak dane kontaktowe, numery bankowe, opisy zamawianych produktów, akceptacja osób decyzyjnych i dodanie danego dostawcy do listy/ewidencji danego działu i spółki firmy.

Korzyści z wdrożenia procesu

Główną korzyścią dla klienta była kontrola nad dokumentami w wersji elektronicznej oraz nad samym procesem dodawania nowego dostawcy lub edytowania istniejących danych. Użytkownicy mieli dostęp do procesu i informacji o aktualnym etapie procesowania sprawy. Szybki podgląd formularza i dokumentów ułatwił obsługę sprawy, a elektroniczne archiwum spraw procesu FAD nadało porządek i możliwość trzymania wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Równoległa akceptacja formularza przyśpieszyła procesowanie sprawy, którą może obsługiwać kilka osób jednocześnie z odpowiednimi uprawnieniami. Ułatwiło to również podejmowanie lepszych decyzji biznesowych przy wyborze nowych dostawców.

Sposób realizacji

Proces FAD został zaprojektowany w systemie Amodit. Formularz zawierał pola do wprowadzenia danych teleadresowych, pole określające nowego dostawcę, czy zmianę danych istniejącego dostawcy dla danej spółki. Za pomocą pola wyszukiwania dostawcy w bazie, podpiętego łączem DSN –  słownika istniejących dostawców w bazie danych umożliwiło proste wyszukiwanie dostawcy z numerem NIP i sprawdzenie, czy istnieje dla wybranej spółki. Pola na formularzu zawierały dodatkowe atrybuty dla danej grupy osób wnioskujących o rejestr nowego dostawcy.

Z ciekawych wygód na formularzu znalazło się ukrywanie/pokazywanie pól w zależności od wyboru pewnych wartości, czyli dostosowanie wyglądu formularza do danego typu użytkownika i jego potrzeb oraz pojawiające się podpowiedzi o braku wprowadzenia wymaganych informacji i potrzebie ich uzupełnienia.

Zasadniczą kwestią stworzonego procesu było umożliwienie równoległej akceptacji wprowadzonego dostawcy dla użytkowników z różnych grup finansowych, powiązanych z właściwą spółką klienta. Kiedy wszystkie osoby z danych grup finansowych zatwierdziły dane – automatycznie zamykał się proces FAD.

Jak przebiega proces Formularza Akceptacji Dostawcy?
  • Proces rozpoczyna się od otwarcia nowego formularza procesu FAD przez wnioskującego.
  • Wnioskujący uzupełnia dane kontaktowe nowego dostawcy, rozpoczynając od wyboru spółki, dla której dostarczany będzie produkt lub usługa.
  • Za pomocą wyszukiwarki w polu „Wyszukaj dostawcę w bazie” system sprawdza, czy dostawca został już wprowadzony dla spółki. W przypadku istniejącego dostawcy pojawia się podpowiedź, że kontrahent widnieje w bazie i należy zaznaczyć opcję „Zmiana danych”. W przeciwnym przypadku należy zaznaczyć „Nowy formularz”.
  • Wypełniony formularz zostaje wysłany do weryfikacji i akceptacji na kolejne etapy do następnej grupy akceptującej. Kolejni użytkownicy mają możliwość cofnięcia sprawy w przypadku braku czy niezgodności podanych informacji lub przesłania sprawy na końcowy etap do wybranych grup finansowych.
  • Na etapie finansowym sprawa trafia jednocześnie do kilku grup finansowych (jeśli mamy wybranych więcej niż jedną spółkę). Formularz trafia do weryfikacji przez pierwszą osobę z danej grupy finansowej. W przypadku akceptacji utworzony zostaje podpis osoby z grupy finansowej. Sprawa zostaje zamknięta w momencie złożenia wszystkich niezbędnych akceptacji i podpisów. Po zaakceptowaniu formularza użytkownik ma możliwość wygenerowania dodatkowego szablonu, czyli formularza w wersji papierowej ze wszystkimi informacjami o dostawcy, akceptacjami oraz podpisami osób decyzyjnych.
  • Formularz trafia jako sprawa zamknięta na etap „Dostawca zaakceptowany”.
W jakiej organizacji sprawdzi się formularz akceptacji dostawcy? Każdy dział firmy prowadzący rejestr dostawców usług lub produktów do firmy, bądź aktualizujący dane istniejących już dostawców zauważy korzyści z wdrożenia procesu. Artykuł opisuje sytuację klienta z branży reklamowej, dużej międzynarodowej firmy funkcjonującej jako dom mediowy z uwzględnieniem wielospółkowości organizacji w strukturze ponad kilkudziesięciu departamentów. Sprawdź jakie procesy możemy usprawnić w Twojej firmie – pobierz wersję demo.

Bądź z nami na bieżąco!