Automatyzacja - sekretna broń nowoczesnego działu finansowego

Automatyzacja w dziale finansowym to więcej niż tylko usprawnienie rutynowych zadań. To przekształcenie całego procesu zarządzania finansami, które otwiera drzwi do większej dokładności, redukcji błędów, lepszego zarządzania zasobami i, co najważniejsze, umożliwia zespołom finansowym skupienie się na zadaniach strategicznych i analitycznych zamiast na żmudnych, powtarzalnych czynnościach.

W tym artykule przyjrzymy się, jak automatyzacja może przekształcić dział finansowy, jakie korzyści niesie i jak realne firmy wykorzystują technologie, takie jak platforma AMODIT, do osiągnięcia wyższej efektywności i skuteczności w swoich działaniach finansowych.

Przegląd Platformy AMODIT

Platforma AMODIT to innowacyjne rozwiązanie, które zapewnia szeroką gamę funkcjonalności, by zautomatyzować i zoptymalizować działania finansowe w przedsiębiorstwach różnych rozmiarów. Kluczowym aspektem tej platformy jest jej zdolność do automatycznego odczytywania danych z faktur. Dzięki zaawansowanej technologii OCR (Optical Character Recognition) AMODIT jest w stanie precyzyjnie ekstrahować informacje z różnych formatów dokumentów, co znacząco przyspiesza proces księgowania i redukuje ryzyko błędów ludzkich.

Kolejnym ważnym elementem platformy jest jej integracja z systemami księgowymi. AMODIT umożliwia płynne połączenie z istniejącymi systemami finansowymi, co pozwala na automatyczne przesyłanie danych i eliminuje potrzebę manualnego wprowadzania informacji. Ta integracja zapewnia bardziej efektywny przepływ pracy i lepszą kontrolę nad procesami finansowymi.

Wielopoziomowa akceptacja to kolejna funkcjonalność, która wyróżnia AMODIT. System umożliwia ustanowienie hierarchicznych poziomów akceptacji dla różnych rodzajów dokumentów i transakcji. To nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także zapewnia elastyczność i adaptację do wewnętrznych procedur każdej firmy.

Dodatkowo AMODIT oferuje funkcje takie jak sprawdzanie statusu podmiotu w VAT i VIES, co jest szczególnie ważne w kontekście transakcji międzynarodowych. Platforma zapewnia również dostęp do aktualnych kursów walut. Jest to nieocenione w przypadku operacji w różnych walutach.

Korzyści płynące z wdrożenia AMODIT są wielowymiarowe. Po pierwsze znacząco usprawnia procesy finansowe, redukując czasochłonne zadania. Po drugie zwiększa dokładność i efektywność działu finansowego, minimalizując ryzyko błędów. Po trzecie zapewnia lepszą kontrolę i widoczność procesów finansowych, co jest kluczowe dla podejmowania decyzji biznesowych.

W kolejnych sekcjach przyjrzymy się bliżej, jak te funkcjonalności przekładają się na realne przypadki zastosowania w przedsiębiorstwach.

Studium przypadku: Automatyzacja w dużej spółce giełdowej z branży FMCG

Aby zilustrować realne korzyści wynikające z wdrożenia platformy AMODIT, przyjrzyjmy się studium przypadku dużej spółki giełdowej z branży dóbr szybko zbywalnych (FMCG).

Wyzwania przed wdrożeniem:

Przed wdrożeniem AMODIT firma ta zmagała się z licznymi wyzwaniami w obszarze finansowym. Głównym problemem był proces obsługi faktur, który odbywał się ręcznie. Faktury kosztowe były przekazywane fizycznie między biurkami, co prowadziło do ich zagubienia, opóźnień w przetwarzaniu i ogólnego chaosu. Brakowało jasnej ścieżki akceptacji i przejrzystości kto jest odpowiedzialny za daną fakturę w danym momencie. Ten nieefektywny proces generował opóźnienia i zwiększał ryzyko błędów.

Rozwiązanie przed wdrożeniem systemu:

Aby sprostać tym wyzwaniom, firma zdecydowała się na wdrożenie platformy AMODIT. Kluczowym elementem rozwiązania było wprowadzenie zautomatyzowanego systemu przetwarzania faktur. Wszystkie faktury dostawców były teraz wysyłane na zdefiniowany adres e-mail lub skanowane i przesyłane drogą elektroniczną.

Zakres i korzyści wdrożenia:

Po wdrożeniu AMODIT firma doświadczyła znaczącej transformacji w procesie obsługi faktur. System automatycznie tworzył nową sprawę dla każdego odebranego maila i wykorzystywał technologię OCR do odczytywania zawartości załączników. Około 65% spraw mogło być przetwarzanych automatycznie, bez konieczności ingerencji użytkownika. Dla faktur wymagających dodatkowej uwagi klarowna ścieżka akceptacji i elektroniczny obieg zapewniały szybsze przetwarzanie i lepszą kontrolę.

Korzyści z wdrożenia AMODIT były wielowymiarowe:

• Usprawniony proces obsługi faktur: Wdrożenie AMODIT przyczyniło się do przyspieszenia procesu obsługi faktur i redukcji czasu potrzebnego na ich przetwarzanie.
• Zwiększona automatyzacja: Automatyzacja znacznej części procesu pozwoliła na skupienie się pracowników na bardziej złożonych zadaniach.
• Mniejszy nakład pracy: Redukcja manualnego wprowadzania danych i ręcznego przetwarzania dokumentów zmniejszyła obciążenie pracowników.
• Większa efektywność i dokładność: Automatyzacja poprawiła dokładność danych i zmniejszyła ryzyko błędów ludzkich.
• Lepsza kontrola i przejrzystość: Elektroniczny obieg dokumentów zapewnił lepszą widoczność i kontrolę nad procesami finansowymi.

Procesy możliwe do automatyzacji z wykorzystaniem AMODIT

Automatyzacja w obszarze finansowym otwiera wiele możliwości dla poprawy efektywności i dokładności procesów. Platforma AMODIT umożliwia automatyzację szeregu kluczowych procesów finansowych, znacząco wpływając na wydajność działu finansowego. Poniżej omówimy kilka podstawowych procesów, które można usprawnić dzięki tej platformie:

• Obieg faktur: Jednym z głównych zastosowań AMODIT jest automatyzacja obiegu faktur. System pozwala na skanowanie, rozpoznawanie i przetwarzanie faktur, co zdecydowanie przyspiesza proces ich obiegu i zatwierdzania, minimalizując jednocześnie ryzyko błędów.
• Sprawdzanie zgodności faktur z zamówieniami: AMODIT umożliwia automatyczne porównanie treści faktur z zamówieniami. Dzięki temu można szybko weryfikować czy dostawy i usługi zostały wykonane zgodnie z ustaleniami, co jest kluczowe dla zachowania przejrzystości finansowej.
• Akceptacja dostawców: System oferuje funkcjonalność wielopoziomowej akceptacji, która może być stosowana również do procesu weryfikacji i akceptacji nowych dostawców. Dzięki temu proces ten staje się bardziej uporządkowany i efektywny.
• Rozliczanie zaliczek: Automatyzacja rozliczania zaliczek to kolejny obszar, w którym AMODIT może znacznie ułatwić pracę. System może śledzić zaliczki, automatycznie dopasowywać je do odpowiednich kosztów i zapewniać aktualne informacje na temat stanu rozliczeń.
• Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych: Platforma pozwala na automatyczne przetwarzanie i rozliczanie kosztów związanych z delegacjami, co jest szczególnie istotne w większych organizacjach z częstymi podróżami służbowymi.
• Dodatkowe możliwości: AMODIT oferuje również możliwości automatyzacji innych procesów finansowych, dostosowując się do indywidualnych potrzeb i specyfiki danej organizacji.

Dzięki tym funkcjonalnościom dział finansowy może skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach pracy, jednocześnie zwiększając dokładność i efektywność operacyjną. W następnej części artykułu przyjrzymy się korzyściom, jakie płyną z automatyzacji procesów finansowych.

Zalety automatyzacji w finansach

Automatyzacja w finansach niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności i skuteczności działania działu finansowego. Oto kilka kluczowych zalet, które warto podkreślić:

Zwiększona efektywność: Automatyzacja przekształca sposób pracy działu finansowego, zwiększając jego efektywność poprzez szybsze i bardziej precyzyjne przetwarzanie danych. Systemy takie jak AMODIT umożliwiają szybkie przetwarzanie dużych wolumenów danych, co jest kluczowe w szybkim tempie współczesnego biznesu.

Redukcja czasochłonnych zadań: Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań takich jak wprowadzanie danych czy weryfikacja dokumentów. Dzięki temu pracownicy działu finansowego mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, które wymagają analizy, interpretacji i strategicznego myślenia.

Eliminacja błędów: Ręczne przetwarzanie danych jest podatne na błędy. Automatyzacja zmniejsza to ryzyko, zapewniając większą dokładność w przetwarzaniu danych finansowych. Poprzez zastosowanie zaawansowanych algorytmów i technologii OCR platformy takie jak AMODIT zapewniają wysoką precyzję w rozpoznawaniu i przetwarzaniu danych z różnych dokumentów.

Lepsza kontrola i przejrzystość procesów: Automatyzacja pozwala na lepszą kontrolę nad procesami finansowymi, zapewniając przejrzystość i łatwość śledzenia postępu różnych zadań. Dzięki temu można szybciej identyfikować i rozwiązywać problemy, a także lepiej zarządzać ryzykiem.

Zwiększenie zgodności z przepisami: Automatyzowane systemy mogą pomóc w zapewnieniu zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami i standardami rachunkowości, co jest szczególnie ważne w złożonym i regulowanym środowisku finansowym.

Oszczędność kosztów: Mimo że wdrożenie systemów automatyzacji może wymagać początkowych inwestycji, długoterminowo może przynieść znaczące oszczędności, redukując koszty związane z pracą ręczną i błędami ludzkimi.

Wnioski

Podsumowując, automatyzacja w dziale finansowym przynosi znaczące korzyści, które wykraczają poza prostą efektywność operacyjną. Platformy takie jak AMODIT umożliwiają nie tylko oszczędność czasu i zasobów, ale także przyczyniają się do zwiększenia dokładności, przejrzystości i ogólnej wydajności procesów finansowych. Przez redukcję czasochłonnych i manualnych zadań zespoły finansowe mogą skupić się na bardziej strategicznych inicjatywach, przyczyniając się do wzrostu i innowacyjności przedsiębiorstw.

Automatyzacja jest już nie tylko trendem, ale stała się koniecznością w szybko zmieniającym się świecie biznesu. Wdrożenie takich systemów jak AMODIT umożliwia firmom nie tylko utrzymanie konkurencyjności, ale również stwarza możliwości do eksplorowania nowych strategii i podejść w zarządzaniu finansami.

Zachęcamy przedsiębiorstwa do rozważenia wdrożenia podobnych rozwiązań automatyzacyjnych. Jest to inwestycja, która może przynieść długoterminowe korzyści, nie tylko poprzez usprawnienie istniejących procesów, ale również poprzez otwieranie drzwi do nowych możliwości w obszarze finansowym. W erze cyfryzacji i ciągłych zmian elastyczność i adaptacja do nowych technologii są kluczowe dla trwałego sukcesu.

Chcesz przejąć kontrolę nad fakturami w firmie? Uzyskaj pewność w zakresie finansów!