5 mitów na temat elektronicznego obiegu dokumentów
01.03.2016
porady biznesowe
Mit 1: to wyłącznie dla dużych organizacji
Elektroniczny obieg dokumentów może być stosowany zarówno w dużych organizacjach, jak i małych firmach i instytucjach. Jego cechą jest bardzo dobra skalowalność, a korzyści z wdrożenia będą widoczne także w przypadku niewielkich podmiotów. Często cierpią one na braki kadrowe, dlatego redukcja ilości pracy administracyjnej oraz zwiększenie kontroli nad dokumentami będą oznaczały zdjęcie dużego ciężaru z barków pracowników.
Mit 2: taki system jest zbyt drogi
Zamówienie dedykowanego oprogramowania z pewnością jest dużym kosztem i nie wszystkie firmy są w stanie pozwolić sobie na taki wydatek. Istnieje jednak wiele gotowych systemów, które są znacznie tańsze. Najkorzystniejszym rozwiązaniem są aplikacje w modelu subskrypcyjnym (SaaS), w przypadku których płaci się abonament za ich rzeczywiste wykorzystanie. Oznacza to, że nie trzeba ponosić bardzo dużych kosztów zakupu programu i można w każdej chwili zrezygnować z jego używania, gdyby okazało się, że nie spełnia oczekiwań.
Amodit ma tu wyraźną przewagę nad konkurencją, gdyż jego podstawowa wersja dostępna jest zupełnie za darmo. To w pełni funkcjonalne rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się w przypadku małych podmiotów. Dla firm o większej skali działalności można wykupić abonament odpowiedni do ich zapotrzebowania.
Mit 3: jego wdrożenie jest bardzo skomplikowane
W przypadku niektórych aplikacji proces wdrożenia bywa długi, a wykonane na początku analizy mogą rozmijać się realnymi potrzebami. Amodit jednak oparty jest na innym założeniu, które likwiduje ten problem. Korzystanie z programu można rozpocząć w ciągu kilku minut. Dzięki swojej elastycznej architekturze aplikacja sama dostosowuje się do potrzeb użytkowników, ucząc się krok po kroku procesów realizowanych w organizacji. Zastosowana w niej sztuczna inteligencja gwarantuje, że to system dopasowuje się do potrzeb pracowników, a nie odwrotnie, jak to bywa w przypadku niewłaściwie zaprojektowanego oprogramowania. Wdrożenie może być więc przeprowadzone w płynny sposób, który nie zaburzy działania firmy.
Mit 4: to tylko zbędny wydatek
Jednym z oporów przed wprowadzeniem systemu jest przekonanie, że nie jest on w zasadzie potrzebny, gdyż dotychczas wystarczające było korzystanie z tradycyjnych metod zarządzania dokumentami. Taki model pracy generuje jednak duże obciążenie dla firmy i jest przyczyną opóźnień w realizacji ważnych procesów. Wdrożenie systemu pozwala na łatwy i szybki dostęp do wszystkich pism, nawet tych sprzed kilku lat. Dzięki temu odnalezienie żadnego dokumentu nie jest już problemem.
Przyspieszenie i usprawnienie działania to jednak nie jedyna korzyść. Istotną zaletą jest także znaczące podniesienie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. System informatyczny gwarantuje, że dostęp do nich będą miały wyłącznie upoważnione do tego osoby, a ważne pisma nie ulegną zgubieniu lub zniszczeniu.
Mit 5: wymaga złożonej infrastruktury informatycznej
Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów nie wymaga wdrażania specjalnej infrastruktury informatycznej. W przypadku aplikacji w modelu SaaS do korzystania z systemu potrzebny jest zwykły komputer z dostępem do sieci oraz zainstalowaną przeglądarką internetową. Wszystkie procesy obsługuje się z poziomu przejrzystego i intuicyjnego panelu, którego poznanie nie sprawi trudności nawet osobom posiadającym nieduże umiejętności obsługi komputera.
Niezależnie od skali działalności Twojej organizacji elektroniczny obieg dokumentów pomoże Ci skutecznie zoptymalizować realizowane procesy. Zmniejszenie ilości pracy administracyjnej oraz likwidacja towarzyszących jej dodatkowych kosztów to znaczące oszczędności. Tego rodzaju rozwiązanie to nie technologiczna ciekawostka, ale niezastąpione wsparcie w realizacji celów biznesowych.
