Zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Poznaj TOP 7 korzyści biznesowych

Odpowiedzią na te wyzwania są systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które wspierają automatyzację procesów, zwiększają bezpieczeństwo danych i umożliwiają lepszą kontrolę nad przebiegiem pracy. Poznaj kluczowe zalety tego rozwiązania i sprawdź, jak możesz usprawnić Twoją firmę.

Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest?

System EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów  to nowoczesne rozwiązanie informatyczne, które transformuje sposób, w jaki firmy zarządzają swoją dokumentacją. Służy do zarządzania przepływem zadań oraz dokumentów, działając w oparciu o mechanizmy typu workflow. To kompleksowa platforma, która integruje całą dokumentację przedsiębiorstwa, umożliwiając jej efektywne przetwarzanie w formie cyfrowej.

Podstawowymi funkcjami systemu EOD są:

•     modelowanie procesów biznesowych,
•     przypisywanie ról i uprawnień,
•     automatyzacja przepływu dokumentów,
•     generowanie raportów i analityka,
•     integracja z innymi systemami.

Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści biznesowe

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wpływa na wiele obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego zastosowanie przekłada się zarówno na codzienną efektywność operacyjną, jak i długofalowe korzyści organizacyjne. To rozwiązanie, które wspiera nowoczesne podejście do zarządzania procesami i dokumentacją.

1. Oszczędność czasu i kosztów operacyjnych

Implementacja elektronicznego obiegu dokumentów prowadzi do znaczącej redukcji wydatków związanych z drukiem, archiwizacją i przechowywaniem papierowych dokumentów. Dzięki automatyzacji procesy przetwarzania dokumentów mogą być znacznie szybsze. Firmy zyskują również oszczędność przestrzeni biurowej, eliminując konieczność utrzymywania fizycznego archiwum.

2. Automatyzacja i eliminacja błędów ludzkich

EOD minimalizuje ryzyko błędów dzięki automatycznemu przetwarzaniu i weryfikacji danych. Technologia rozpoznawania tekstu (system OCR) umożliwia wprowadzanie danych bez ręcznego przepisywania, co nie tylko przyspiesza obieg dokumentów, ale także eliminuje pomyłki typowe dla manualnego wprowadzania informacji. W jednej minucie system potrafi rozpoznać nawet 10 000 znaków z dokumentów. Dla człowieka jest to nieosiągalne.

3. Szybszy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca

Elektroniczne przechowywanie dokumentów umożliwia natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji niezależnie od lokalizacji użytkownika. Pracownicy mogą przeglądać dokumenty, zatwierdzać wnioski i sprawdzać statusy procesów bez konieczności fizycznej obecności w biurze.

4. Zwiększone bezpieczeństwo danych firmowych

Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa niż tradycyjne metody przechowywania. Administrator systemu może precyzyjnie określić, które osoby mają dostęp do konkretnych dokumentów i jakie działania mogą wykonywać. Systemy EOD oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu oraz tworzenie kopii zapasowych.

5. Wspieranie ekologii

Przeciętny pracownik biurowy zużywa rocznie masę papieru. Wdrożenie EOD znacząco zmniejsza ślad ekologiczny firmy poprzez ograniczenie zużycia papieru, co przyczynia się do ochrony środowiska i wspiera zrównoważony rozwój. Dodatkowo coraz więcej firm podlega obowiązkom związanym z ESG. Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko ułatwia realizację założonych celów, ale także pozwala na ich monitorowanie i raportowanie.

6. Lepsza kontrola nad procesami i zgodność z przepisami

System EOD zapewnia pełną przejrzystość procesów dokumentowych. Każda operacja jest rejestrowana, co umożliwia monitorowanie, kto i kiedy dokonał modyfikacji dokumentu oraz ile czasu zajmuje każdy etap procesu. Dodatkowo systemy te ułatwiają utrzymywanie zgodność z przepisami prawnymi i wymogami podatkowymi, ponieważ to dostawca pilnuje, by system był dostosowany do aktualnego prawa.

7. Profesjonalny wizerunek firmy

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań cyfrowych buduje wizerunek firmy jako innowacyjnej i zorientowanej na klienta. Sprawne zarządzanie dokumentacją przekłada się na wyższą jakość obsługi kontrahentów i budowanie wartościowych relacji biznesowych. Dobry wizerunek firmy przekłada się na zaufanie klientów i może stanowić przewagę konkurencyjną na rynku.

Elektroniczny obieg dokumentów – na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu?

Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga przemyślanego podejścia i starannego planowania. Sukces takiego projektu zależy od właściwego dopasowania systemu do specyficznych potrzeb organizacji oraz odpowiedniego przygotowania zespołu.

Dopasowanie systemu do wielkości firmy

Pierwszym krokiem przy wyborze systemu EOD powinna być analiza wielkości przedsiębiorstwa i skali jego operacji. Nie każdy system pasuje do każdej firmy, kluczowym czynnikiem jest skalowalność rozwiązania, czyli zdolność do rozwoju wraz ze wzrostem organizacji. Warto również zastanowić się nad modelem licencjonowania: wieczystym lub miesięcznym.

Ponadto istotną kwestią jest wybór między wdrożeniem chmurowym a instalacją lokalną. Ostateczna decyzja zależna jest od specyfiki firmy i założonych celów biznesowych. Przykładem systemu umożliwiającego personalizację do własnych potrzeb jest platforma AMODIT.

Rodzaj przetwarzanych dokumentów

Należy dokładnie przeanalizować, rodzaje dokumenty krążących w firmie i gdzie znajdują się problemy w ich obiegu. Rozpocznij od kluczowych działów takich jak księgowość czy kadry, gdzie korzyści z digitalizacji będą najbardziej odczuwalne. Pamiętaj, że automatyzacja bez zrozumienia procesów może tylko utrwalić istniejące problemy.

Podczas analizy zwróć szczególną uwagę na:

•     częstotliwość i ilość przetwarzanych dokumentów,
•     złożoność procesów akceptacji i weryfikacji,
•     wymagania prawne dotyczące przetwarzania danych,
•     potrzeby integracji z istniejącymi systemami IT,
•     gotowość zespołu na zmiany.

Nawet najlepiej zaprojektowany system zawiedzie, jeśli pracownicy nie będą gotowi na zmiany. W związku z tym wdrożenie EOD powinno być poprzedzone dobrze przemyślaną kampanią informacyjną i szkoleniami.

Warto zaangażować pracowników w proces decyzyjny, konsultując z nimi kwestie związane z terminem wprowadzenia zmian czy funkcjonalnościami systemu. Odpowiednia komunikacja wewnętrzna i podkreślanie korzyści, jakie nowy system przyniesie w codziennej pracy, znacząco zwiększą szanse na powodzenie projektu.

Elektroniczny obieg dokumentów – czy warto w niego inwestować?

Elektroniczny obieg dokumentów niewątpliwie stanowi wartościową inwestycję dla firm każdej wielkości. Chociaż wdrożenie takiego systemu wiąże się z pewnymi wyzwaniami, korzyści długofalowe zdecydowanie przewyższają początkowe trudności. Należy jednak pamiętać, że sukces projektu zależy od starannego doboru rozwiązania dopasowanego do specyfiki organizacji oraz odpowiedniego przygotowania zespołu.

Firmy stojące przed decyzją o digitalizacji procesów dokumentowych powinny dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania. Zanim podejmą ostateczną decyzję, warto skonsultować się z ekspertami oraz zapoznać z doświadczeniami innych organizacji.